För att jobba smart med mötesbokning via telefonen är det viktigt att ha en tydlig målsättning för varje samtal. Det kan vara att boka ett möte, få information eller skapa en relation med kunden. Att vara förberedd och ha all relevant information tillgänglig gör det lättare att hålla samtalet på rätt spår och ökar chansen att du når ditt mål.
En strukturerad process för att hantera samtal är också viktig för att effektivisera mötesbokningen. Det kan vara en enkel checklist eller ett mer avancerat CRM-system. En strukturerad process gör det enklare att hålla koll på vilka kunder som har ringt, vilka som har bokat möten och vilka som behöver följas upp.
För att öka sannolikheten att boka möten kan du använda referensbokning
Genom att be befintliga kunder att rekommendera dig till sina kollegor eller nätverk kan du öka chansen att du når nya potentiella kunder. För att lyckas med referensbokning är det viktigt att ha en god relation med dina befintliga kunder och i bland erbjuda något i gengäld. Det kan vara en rabatt på din produkt eller tjänst eller en extra service. Det är också viktigt att göra det enkelt för dina kunder att ge referenser. Du kan till exempel skicka en förifylld mejl till kunden som de bara behöver vidarebefordra till sin kontakt. På så sätt minskar du risken att kunden glömmer att ge referensen eller inte har tid att skriva en själv.
En annan teknik som kan användas för att öka effektiviteten i mötesbokningen är tvåvalsprincipen
Det innebär att man ger kunden två valmöjligheter istället för att be om ett generellt svar. Exempelvis kan man fråga om kunden föredrar att träffas på tisdag eller torsdag istället för att fråga vilken dag som passar bäst. Genom att ge två specifika alternativ ökar sannolikheten att kunden väljer ett av dem och därmed minskar risken för avhopp.
För att öka sannolikheten att boka möten är det också viktigt att skapa en relation med kunden. Att vara lyhörd och intresserad av kundens behov och problem kan öka chansen att de vill träffa dig och höra mer om din produkt eller tjänst. Genom att visa att du förstår deras problem och kan erbjuda en lösning kan du öka chansen att kunden väljer att boka ett möte med dig.
När du ringer till en potentiell kund är det viktigt att ha en öppen och positiv attityd
Att vara artig och professionell kan öka chansen att kunden vill boka ett möte med dig. Det är också viktigt att vara tålmodig och inte ge upp om man inte lyckas boka ett möte direkt. Genom att följa upp med kunden vid ett senare tillfälle kan man öka chansen att de bokar ett möte i framtiden.
Ett annat tips för att jobba smart med mötesbokning via telefonen är att använda sig av teknik för att automatisera vissa processer. Det kan vara att använda ett CRM-system för att hålla koll på samtal och möten, eller att använda en chattbot för att hantera förfrågningar från potentiella kunder. Genom att automatisera vissa processer kan man spara tid och öka effektiviteten.