Hybridmöten här för att stanna
Att genomföra möten med en eller flera deltagare i samma rum och en eller flera digitala deltagare har blivit allt vanligare. Den mötesstudie som jag själv initierat visar att ungefär hälften av alla möten är hybridmöten och andra studier visar på liknande siffror. I den här krönikan bjuder jag på tips för hur du som säljchef kan tänka för era interna säljledningsmöten.
Våga välja
Att samla människor på samma fysiska plats är överlägset bäst när du vill bygga gemenskap, stärka teamet och när ni ska vara kreativa tillsammans. Just detta har många saknat under pandemin och när ni väl ses fysiskt gäller det att göra det värt att samlas i samma rum. Ingen vill avsluta ett fysiskt möte med att konstatera att det hade varit bättre att ses digitalt. Då hade det varit bättre att göra ett helt digitalt möte. Många uppskattar digitala möten för regelbundna avstämningar och gillar tidsvinsterna.
Planering är A och O
En gammal klyscha men fortfarande lika sann och gäller definitivt för hybridmöten. De flesta har inte haft så många hybridmöten ännu och vi håller på att lära oss vad som funkar och vad som inte alls är bra. En sak är säker – Har du planerat för ett fysiskt möte och några deltagare helt plötsligt bestämmer sig för att delta digitalt blir det inte bra. Att bara ställa upp en dator i ena ändan av bordet i mötesrummet gör att de hamnar utanför. När jag föreläser och utbildar är just delaktighet en av de största farhågorna inför hybridmöten. Hur ska du som mötesledare göra för att få alla engagerade i mötet?
Möten = Dialog
Grunden för ett effektivt möte är att alla är engagerade. Har du tänkt hålla en lång monolog och visa en Powerpoint är det bättre att alla får den informationen i en film eller på något annat sätt. Att alla är engagerade behöver inte betyda att alla ska säga lika mycket på alla möten. I stället för att alla ska berätta vad de har gjort den senaste veckan och vad de har för mål för den kommande veckan kan ni till exempel göra som en av mina kunder som började med interna pitchmöten.
Interna pitchmöten
Dagen innan veckomötet skulle alla ha fyllt i vad de gjort den senaste veckan och vad de tänkte sig för mål för kommande vecka i ett gemensamt dokument. Chefen gick igenom detta noga och följde upp på individuell nivå. Inför mötet fick alla nominera projekt eller personer som de vill veta mer om och det gick också bra att nominera sig själv. Sedan utsåg en liten jury vilka som skulle få hålla en pitch på mötet. I stället för att mycket kort få reda på vad alla håller på med kunde de nu alltså gå lite mer på djupet på några få case. De som skulle pitcha fick max 10 minuter på sig att berätta och fem minuter till frågor.
Var är mötets mittpunkt?
Görs detta som ett hybridmöte är det lätt att tänka att de som ska pitcha är i samma fysiska rum och de andra är med digitalt. Ett vanligt antagande är att man ”sänder” från ett rum till alla andra. Men har du riggat tekniken rätt kan mötets centrum lika gärna vara det digitala. Som utbildare är det numera inte ovanligt att jag är med digitalt men många av deltagarna sitter i samma rum. Med rätt möblering och teknik funkar det utmärkt.
Koll på tekniken
I början av pandemin tyckte många att det var svårt med tekniken för digitala möten. I dag fixar de flesta detta utan problem. Jag tror att vi kommer se en liknande utveckling för hybridmöten nu. Ni måste inte alltid ha den senaste tekniken med flera kameror och mikrofoner. Med fantasi och rätt planering kommer du långt ändå. Ett sätt är att koppla upp flera kameror och skärmar för att kunna se och visa olika saker i eller från det fysiska rummet. Förutom datorn har du till exempel en bra kamera i din mobiltelefon.
Ett peppat team i en hybrid värld
Vill du få ett bra driv i ditt säljteam och skapa bra möten handlar det alltså om att våga välja. I stället för att alla möten ska bli hybridmöten kanske ni har ett fysiskt möte i månaden och övriga digitalt. Digitala möten kan gärna vara kortare. Fysiska möten kan gärna vara längre så att ni på allvar kan nyttja fördelarna med att vara på samma plats – skapa förutsättningar för att stärka teamet och ha kul tillsammans. Då kommer era digitala möten och hybridmöten också fungera bättre.
Tre tips för hybridmötet
När ni väl ska ha ett hybridmöte kommer här slutligen tre tips:
- Planera mera
Planera ett upplägg som engagerar och involverar. Se till att börja och sluta på topp med hög energi och håll ett högt tempo. - Tänk digitalt först
Det funkar inte att använda post-itlappar i konferensrummet medan distansdeltagarna knappt kan göra sin röst hörd. Bestäm vad ni vill göra och använd digitala verktyg för interaktion, till exempel Menti eller Svava. - Börja med distansdeltagarna
Ha en person i det fysiska rummet som tänker extra på de som deltar på distans. I stället för att de hela tiden ska säga att de inte hör kan den här personen påminna den som ska prata om att komma närmare mikrofonen etc. Ett annat bra knep är att börja med någon av de som deltar digitalt när ni gör en runda och alla ska säga något. Det gör att de känner sig inkluderade på ett helt annat sätt än om de får vänta till sist.
Av: Fredrik Bauer, Mötesutveckling Sverige
Fler tips och information om mötesstudien finns på https://motesutveckling.se
