2024-07-07 | Expertråd

39 tips för dig som ska ställa ut på mässa

Tips för dig som ska ställa ut på mässa. Nu kommer snart de första mässorna i gång igen, med nästan två års uppehåll kan det vara bara att uppdatera sig på vad som skapar framgång för ditt mässdeltagande. Här har vi sammanställt ett stort antal konkreta tips och checklistor från ledande mässexperter.

Tips for dig som ska ställa ut på mässa

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från eventeffect.se

7 tips: Så blir du framgångsrik i mässmontern

Att ställa ut på mässa handlar ofta om stora investeringar i monter och personal, så det gäller att se till att få ut maximalt av aktiviteten. Eventeffect sammanställer sju konkreta tips som hjälper dig att bli framgångsrik i din mässmonter.

2. Skapa en plan före, under och efter

Skriv ner en plan och kommunicera den till alla inblandade, den bör innehålla vad ni ska göra innan mässan för att få in rätt personer i er monter. Lita inte på att mässarrangören ska göra jobbet åt dig. Planen bör också innehålla er idé för att locka in besökare i er monter. Det kan vara allt från en ugn med nybakade bullar som luktar inbjudande till inbjudningar till schemalagda föreläsningar. Skriv också in i planen vad som ska hända hos de ni träffat under mässan. Det kan vara ett mail på morgonen efter mässan där ni tackar för besöket och kommer med ett förmånligt erbjudande eller inbjudan till något.

3, Tänk igenom utformningen av montern

Det här är ett ämne som kan växa sig väldigt stort, för att göra det enklare så håll er till er vanliga grafiska profil och försök att skapa montern utifrån syftet med ert deltagande. Bestäm vad som är huvudbudskapet och låt det komma fram ordentligt. Glöm inte bort att lägga resurser på bra ljus, det är ofta avgörande för om budskapet når igenom bruset på mässa.

4. Träna personalen

Samla personalen som ska jobba i montern och träna, öva på olika montersituationer genom rollspel. Se till att alla i er monter känner till varför ni ska ställa ut på mässan och vad ni tillsammans vill uppnå. Var övertydlig med att alla som jobbar i montern förväntas vara aktiva och hela tiden prata med besökare.

5. Jobba i block, med pauser

Sätt upp en schema där ni jobbar i block om max två timmar för att sedan ta rast utanför montern. Att sitta ner för att vila eller ringa jobbsamtal får inte ske i montern. Se till att aktivitetsnivån är hög den tid ni är i montern och ta värdskapet på allvar. Hitta på något som gör att ni har roligt under tiden ni jobbar i montern.

6. Uppföljning

Ha planen klar för hur uppföljningen ska ske innan mässan startar, det kan vara material som finns klart och skickas ut samma dag som ni haft besökaren i mässmontern. Vissa ska säkert få unik uppföljning, tänk igenom ett system innan så att ni inte tappar bort viktig information. Vilket är stor risk när man träffar många personer under en dag.

7. Utvärdering

Mät vad som händer med kontakterna från mässan över tiden, försök göra en beräkning vilka intäkter eller effekter som uppnåddes av arrangemanget. Sammanställ alla kostnader och dokumentera vad som fungerade bra respektive dåligt så att det finns tillgängligt när det dags att ta ställning till nästa mässprojekt. Ett enkelt tips är att ta bilder på mässmontern, så att ni kommer ihåg alla detaljer.

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från fairlink.se

Utförlig checklista för utställare

1, Sätt mål! När ni vet vad ni vill uppnå blir resten av besluten mycket enklare.
• Gör målen så specifika som möjligt
• Gör målen mätbara. Sätt en siffra på målsättningen

2, Vilket budskap vill ni förmedla? Fundera på om ni ska ha ett skriftligt budskap under er
logga och hur ni ska förmedla ert budskap till era besökare.

3, Hur ska ni få dit de ni vill träffa? Planera hur ni bjuder in er målgrupp. Då maximerar ni
möjligheten att träffa just de ni vill träffa. Påbörja detta två månader innan mässan.

4, Montern! Gå tillbaka till era mål och se hur ni ska kunna bygga en monter som hjälper er att
nå era mål.

5, Dags att tänka på hur man lockar in människor i montern. Se till att ha en aktivitet som
hjälper er att nå era mål. Det kan vara att demonstrera produkten/tjänsten, bjuda på något
ätbart eller kanske en tävling.

6, Vad kan ni lova era besökare? Ska ni lova möten, telefonsamtal eller att skicka en broschyr.
Ha en plan för hur ni ska följa upp era möten efter att mässan har stängt
samtal där ett möte bokas, medan de inte fullt så intressanta får ett mail med ett tack för
besöket.

7, Vad ska ni ha för material i pressrummet?

8, Hur ska er monterpersonal kunna göra ett bra jobb? Jo, planera in en kickoff där ni går
igenom era målsättningar, hur montern kan hjälpa dem att göra ett bra jobb, hur
aktiviteterna fungerar, och att ni har planerat ett antal möjligheter för dem att kunna följa
upp efter mässan.

Ladda ner checklistan i sin helhet här.

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från monterbyggare

Tre monterbyggare: Så blir du en fena på att beställa rätt monter

Tre aktörer i monterbranschen berättar om vad en bra kravspecifikation ska innehålla och hur de tänker när de tar fram nya monterkoncept.

Här berättar Jonas Samuelsson, designer på Workman Event, om vilka delar han anser är viktigast att tänka på när ett visuellt koncept ska tas fram.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Det absoluta viktigaste är känslan kunden vill förmedla. Det finns ett antal parametrar som kanske inte kommer fram i kommunikationen från kunden spontant och det är en del av processen att identifiera först och främst känslan. Vad är det för karaktärer på företaget, hos kunden och hos besökarna? Det är viktigt för att få fram rätt känsla, snarare än att göra en riktigt snygg formgivning utan innehåll, säger Jonas Samuelsson och fortsätter:

– Det andra är att vi tittar på kundens kampanj och deras färger, formgivning från hemsida, annonser och logotyper för att lyfta. Vi tar vidare deras formspråk eller kommer fram till ett nytt spår.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Ja, den vanligaste fallgropen är att man kör med samma formgivning och monter som tidigare. Man måste vara modig för att våga tänka om. Helt enkelt tänka nytt fast man tycker att det tidigare konceptet fungerade. Det är nästan ett måste i dagen mediebrus – att våga skapa något nytt.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Att man sätter sig ner och tänker igenom vad man vill förmedla. Vad du vill visa upp och vad som är allra mest viktigt i din exponering, alltså själva budskapet, det behöver inte vara en färdig idé, men bara man får med tanken som kunden vill förmedla.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

– Dela gärna upp specifikationen i stycken. Förutom all teknisk fakta på storlek, produkter och grafisk profil så är det bra att komma med en förklaring på hur man vill att besökarna ska uppfatta er. Alltså tanken med exponeringen, förklara kampanjen, och önskan om målgruppen samt visionen om hur ni vill att ni ska uppfattas. Gärna med mood boards eller enkel text.

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Måste säga Mio möbler, den passade perfekt för deras målgrupp, snygg och med bra karaktär om hur Mio möbler är. Exponeringen gav ett tydligt avtryck både i sociala medier och bland besökarna.

På bilden: Mats SvenssonMats Svensson, marknadsansvarig på Sture Exhibitions & Events berättar om vilka fallgropar du bör undvika och vilken monter som gav dem två vinster i Gyllene Hjulet.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Ju bättre vi känner våra kunder, desto mer har vi att basera våra designförslag på. Syftet med exponeringen är det viktigaste; vi arbetar med att tydliggöra budskap, och ju mer uttalat det är, desto enklare är det för oss att skapa ett tredimensionellt tema kring detta, berättar Mats Svensson och fortsätter:

– Även om man ställer ut på en mässa vart tredje år ska det självklart ändå finnas en tydlig linje mellan innehåll, varumärke och design. För företag som ställer ut ofta tillkommer många aspekter i vårt konceptarbete; hur ska det vi producerar vara tillräckligt flexibelt för att täcka behovet på olika mässor, hur ska det lagras och transporteras, hur länge ska det hålla, hur ska man bygga vidare, hur stor del ska vara hyrlösningar och hur mycket behöver vara specialsnickrat? Frågorna att besvara är många men ju tidigare vi får komma in i processen, desto lättare blir det att hitta rätt lösning.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Design handlar till stor del om trender. En monter eller exponering måste kännas modern och tilltalande. Det man ofta glömmer är relevansen. Att följa trender är en sak, att förmedla budskap och skapa igenkänning är en annan. Det innebär inte att man får fastna i sitt designtänk, balansen är ibland hårfin, säger Mats Svensson och fortsätter:

– En annan sak är personalen i montern. Ingenting är så effektivt som engagerad och påläst personal. En utställning är inte en tredimensionell broschyr. Här får man istället chansen att verkligen möta kunderna. Man ska heller inte se det enbart som en chans att bemöta kunden. Många missar att det är en tvåvägskommunikation och en källa till information om vad som faktiskt efterfrågas på marknaden.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Många kunder är rädda att förmedla vilken budget man har när vi ska ta fram ett designförslag. Det tycker vi är synd. Ofta resulterar det i att den designer som ska arbeta fram förslaget skapar en design som gillas av kunden, men som är för dyr. Lika ofta faller förslaget på att det inte håller tillräckligt hög kreativ höjd, då vi har försökt att hålla kostnaderna nere. Försök också att förmedla syftet med utställningen och behoven så tydligt som möjligt, snarare än att fundera var det behövs stolar och väggar. Det är våra designers jobb att fylla dessa behov på ett lite oväntat sätt, och det är oftast det som får en monter att sticka ut. Ju mer information desto bättre resultat.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

Syftet med deltagandet och exponeringen, en grafisk profil och en kort presentation av företaget och produkterna/tjänsterna som ska visas. Det behöver även finnas med praktiska förutsättningar så som storlek, hur många gånger det ska användas, vilken typ av uppdateringar kan man tänka sig, vem som ska bygga, vart det ska vara och om det ska transporteras i en mindre bil och så vidare, berättar Mats Svensson och fortsätter:

– Fundera också på om ni vill ha hyrlösning, snickrad specialdesign eller en kombination? Vi behöver även veta vilka som är så kallade hero-produkterna, det vill säga vad är det man vill lyfta fram som extra?

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Självklart vill vi passar på att lyfta den monter som vi vann inte mindre än två Gyllene Hjul med i år; Svenska Fönster på Nordbygg. Förutom att montern blev skitsnygg på ren svenska, så fanns det en röd tråd från inbjudningarna som skickades ut till kunden till de snacks som serverades under minglet, säger Mats Svensson och avslutar:

– Den här kunden hade ett klart syfte med sitt deltagande och ett tydligt budskap som man ville förmedla. Det som gör Svenska Fönster unika är deras råvara, furu från Hälsinglands skogar. Det var viktigt för kunden att förmedla detta. Vi byggde en skog som med sin lugna atmosfär, doft och ljus blev den monter som flest kom ihåg efter mässan.

På bilden: Stefan DohrnStefan Dohrn, projektledare och ägare av Dohrns Exhibitions & Events, berättar vad han tycker att en bra kravspecifikation ska innehålla.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Tydlighet och öppenhet. Att man är tydlig i alltifrån avsändare till budskap, och att det känns lättåtkomligt och välkomnande.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Att man missar att tänka på det ovan nämnda.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Det är viktigt att man har en tanke och idé i ett tidigt stadie. Gärna redan vid bokning av monteryta. Att redan då ha anlitat professionella monterproducenter är en bra förutsättning för ett gott slutresultat.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

– En bra kravspecifikation innehåller framför allt alla hårda värden. Ju tydligare underlag man får från början, desto bättre blir slutresultatet. Även de mjuka värdena är viktiga, att man kommunicerar tidigt, då handlar det mer om känsla, grafisk profil och bilder.

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Vi har i år tagit fram ett nytt monterkoncept till POC där vi lyckats kombinera ett byggsätt som både är miljövänligt och platseffektivt. Dessutom med en snygg design och modern LED-teknik.