Det är lätt att tro att saker och ting antingen är väldigt mycket ”si” eller väldigt mycket ”så” beroende på mötesform. Men faktum är att i grunden handlar det om samma saker. Framgångsfaktorerna för det fysiska respektive digitala sammanhanget är till stor del de samma.
Den här texten med efterföljande råd handlar främst om de fundamentala faktorer som alltid gäller, om hur vi med eller utan tekniska hjälpmedel som de biologiska varelser vi är faktiskt funkar. För det är detta modern retorik handlar om.
Oavsett mötes- eller presentationsform vill vi ju alla åstadkomma kommunikation som gör att vi når fram, eller hur? I så fall kan vi vara säkra på en sak: det bleka, blodfattiga har uppförsbacke. Evolutionen har ”haft avsikter” med allt det som under årtusendena mejslats fram vad gäller muntlig kommunikation. D v s allting som tillsammans påverkar tonfall, melodi, uttryck (inom lingvistiken är det övergripande begreppet kroppsspråk då det i muntlig kommunikation alltid är en samverkan mellan röst, gestik och mimik).
Innehållet i det vi kommunicerar är självklart av vikt för mottagarens motivation. Men det är så mycket mer som bestämmer hur det vi förmedlar uppfattas, landar och tas emot, mekanismer som är en så självklar del av varje människas existens att vi inte tänker på dem. Allt det där vi ”håller på med”, som påverkar, så fort människor interagerar. Som vi har tyst kunskap om.
Gör vi den tysta kunskapen till medveten kunskap, ja då kan vi plötsligt ha ett verktyg, en ledstång, för den professionella talarsituationen oberoende av om den är fysisk, digital eller hybrid.
Det finns förstås inget självändamål med god retorik, med levande pedagogik. Syftet är alltid att forma en kommunikation som når in, som gör avtryck. Energi och engagemang leder till hög mental närvaro. Vilket i sin tur ökar förutsättningarna för vassare möten och i slutändan bättre resultat.
Låt oss titta på ett antal faktorer som kan hjälpa oss att uppnå detta.
INCHECKNING. Värna om incheckningen. Många har säkert erfarit att digitala möten många gånger liksom bara börjar. Synd, för det kan ha en negativ effekt, åstadkomma mindre engagemang, ibland likgiltighet hos flera mötesdeltagare. I det fysiska mötet kan incheckningen, småpratet sköta sig själv. Men ta inte det för givet. Säkra att alla kommer till tals även om man är tjugo personer, att var och en bara säger något. Det där som ibland kallas kallprat skulle lika gärna kunna kallas varmprat. Den psykologiska effekten av detta kan vara enastående positiv, bra mötesatmosfär är enbart av godo. Digitalt eller fysiskt – en bra incheckning kan vara avgörande för ett mötes fortsatta kvalitét.
INVOLVERING. Säkra delaktighet och involvering, se till att alla kommer till tals under mötets gång. Ett sätt att åstadkomma detta är att då och då be deltagarna diskutera frågor två och två, alltifrån någon minut till flera minuter. Det blir då helt naturligt att som mötesledare rikta sig till var och en. Alla kommer till tals på ett annat sätt än när man enbart låter ordet vara fritt. I det digitala mötet kan man använda sig av enskild reflektion 30 till 60 sek. Precis som med bikupor blir det då naturligt att tilltala vem som helst av mötesdeltagarna. Alla blir mentalt närvarande, aktiva. I det hybrida mötet är det viktigt att alla får samma utrymme.
INTERAKTION. Interagera genom att ständigt ställa frågor. Väldigt mycket av det vi säger kan vändas till frågor, oavsett om det handlar om information, redovisning eller annat. Frågor har en triggande effekt och bäddar för mental närvaro hos deltagarna. Gäller förstås i alla mötessammanhang.
En variant på detta är att ställa en fråga och sedan uppmana till egen reflektion i 0,5 till en minut. Detta är användbart särskilt i det digitala sammanhanget men kan med fördel praktiseras också i det fysiska. Återigen blir det helt naturligt – ingen riskerar att känna sig utsatt – att rikta sig direkt till olika mötesdeltagare. Denna metodik kan definitivt likaså användas under presentationer. Är det fråga om presentationer med många i publiken kan man dels ställa frågor som endast tarvar ja eller nej, nickningar eller huvudskakningar till svar.
Över huvud taget kan man föra en handling framåt genom att omvandla mycket av det man säger till frågor. Istället för att säga ”Därför kommer vi välja en lösning…” så säger du ”Vad har vi då valt för en lösning?” Frågor har alltid en triggande effekt, bjuder in. Märk väl, kommunikation kommer från det latinska ordet communicare, att göra tillsammans.
VARIATION. Eftersträva variation i mötesdisposition och presentationsupplägg. Variation gör oss alerta och ökar den mentala närvarandenivån. I den digitala kontexten är det extra stor risk för monotoni och enformighet. Alla vet att så kan vara fallet även i den fysiska.
SAMSPELET TAL/BILD. De flesta presentationer innebar att en bild visas därefter talas det, ny bild, tal etc. Allt detta i en lavaström av ord och bilder. Väldigt många bilder som vi visar kan vi ”kratta manegen för” genom att tala om deras innehåll innan vi förstärker det vi säger genom att visa bilden. Du talar om utveckling inom vilket område som helst, sen säger du: hur det här ser ut på en graf ska vi se nu. Och plötsligt är mottagarna ännu mer nyfikna än om du avslöjat i förväg vad som komma skall. Samspelet tal/bild påverkar dramaturgin i det vi anför, dramaturgi påverkar alltid.
NYFIKENHET. Än en gång: Sträva efter att skapa nyfikenhet. Fundera på hur du som mötesledare eller presentatör, fysiskt eller digitalt, ständigt kan trigga, attrahera, stimulera, skapa nyfikenhet. En nyfiken deltagare är alert och deltar fullt ut. Nyfikenhet is the shit!
MUNTLIG LEVERANS. Våga förstärka tilltalet. Det är alltid mycket mer än innehållet i sig som påverkar hur ett budskap uppfattas och tas emot. Levande, uttrycksfull muntlig kommunikation ökar förutsättningarna för lyssning och interaktion. Motsatsen, blek, blodfattig kommunikation, kan, oberoende av sammanhang, vara förödande. Kom ihåg: det går att göra Pippi Långstrump till en urtråkig berättelse utan att ändra ett ord och det går att prata digitalisering, snårig finans eller vad som helst och ändå fånga och fängsla. Så mycket mer än vi oftast är medvetna om springer ur HUR vi säger det vi säger. Därför kan vi ha stor nytta av att ha medveten kunskap om de faktorer som tillsammans bestämmer tonfall, melodi, uttryck. Kalla dem gärna för ”strängarna på gitarren”. (Inom lingvistiken är begreppet paralingvistiska signaler.)
De strängar vi alla spelar på, oavsett var vi befinner oss i världen, är: Tempo – få saker slår det lugna beteendet. Ha aldrig bråttom. Även om det är ont om tid.
Röstläge och volym – ta plats med rösten, bara ett snäpp starkare än normal samtalsvolym men alltid i det avspända normalregistret. Som mottagare attraheras vi av att den som talar intar rummet.
Artikulation och betoning – något förstärkt artikulation hjälper oss att förmedla energi, god betoning klargör sammanhang, triggar och stimulerar till lyssning.
Kroppsspråk/gestik – röst, gestik, mimik samverkar alltid. Det mesta av det vi gör gestiskt ”bara sker”. Detta är djupt nedärvt hos människan. Gör det du ”vill” göra, hindra inte dig själv. (Var inte rädd för överspel – brukar, lätt raljerande, säga att jag inte stött på en nordbo där det blivit överspel…
Pausering – pauserna utgör utan att vi tänker på det en viktig del av all muntlig kommunikation. Pauserna påverkar orden, det vi sa och det som komma skall. En paus kan vara vad som helst från bråkdelen av en sekund till många sekunder.
BERÄTTA. Kalla det information, redovisning, rapport, presentation eller vad som helst. Allting är berättelser. Och berättelser ska berättas. Det berättande tilltalet ökar förutsättningarna för lyssning och interaktion. Vad vi säger är viktigt – HUR kan avgöra genomslaget.
VÅGA OCH LEKA. Ingenting kan var mer seriöst. Våga och leka innebär ett jättespektrum av möjligheter. Våga och leka är egentligen en sammanfattning av denna artikels retoriktips. Att variera möten och presentationer, det förstärkta tilltalet etc. Fram med de pedagogiska och retoriska uppsåten!
MÖTESETIKETT. Iaktta samma beteende på ett digitalt möte/hybrid som på ett fysiskt. Ingen vispar ihop en smoothie, leker med hunden etc på ett fysiskt möte. Eller beträffande avstängda kameror – ingen går på ett fysiskt möte och sätter sig bakom en gardin… Samma beteenden digitalt som fysiskt innebär också att det är onödigt att mjuta (upp till 25 delt). Vi hamnar i ”samma rum”, slipper trubbighet och filter, allting blir smidigare och den mentala närvaron påfallande hög. (Den som absolut måste mjuta av teknikskäl, sjuka barn etc ska naturligtvis göra det. Rundgång avhjälps med hörlurar.)
Varför inte i teamet eller i hela organisationen utarbeta en gemensam mötesetikett i syfte att uppnå så bra möten och presentationer som möjligt?
Per Furumo
Per Furumo är konsult i talarträning/retorik/presentationsteknik. Som röstspecialist sticker Per ut bland Sveriges retorikkonsulter. Bland kunderna finns en mängd av våra stora företag och organisationer, de stora bankerna, Regeringskansliet, EU-kommissionen, offentliga personer inom näringslivet och många andra.
