Experten: Så lyckas du med ditt företagsevent

Kerstin Öhman hade en karriär inom IT som hon trivdes bra med. Hon hade aldrig haft en tanke på en framtid inom event- och mötesbranschen innan hon tog över BSC – Business Service Club – en spontan händelse skulle man kanske kunna kalla det.

En kväll var hon tillsammans med sin dåvarande man och ett annat par hon aldrig träffat på en restaurang i Gamla Stan. Efter en sju-rätters middag med tillhörande generöst vinpaket fick Kerstin ett förslag av mannen i det andra paret.

– Vi hade kommit fram till dessertvinet, säger Kerstin och fnissar vid minnet.

– Då sa mannen i det andra paret: ”Jag har ett litet eventbolag. Du borde köpa det, du passar för det.”

Kerstin agerade snabbt – hon tog fram sin läpp-penna och skrev ett låtsaskontrakt på en servett, signerade det och skickade det över bordet. Ett halvår senare hade hon sagt upp sig från sitt IT-jobb och klev in på det som då var BSCs kontor och sa ”Hej, jag är ny vd och ägare, jag börjar här idag!”

Bolaget omsatte 2022 omkring 53 miljoner kronor, har 15 anställda och ett nätverk av konsulter. BSC är en fullservicebyrå inom skräddarsydda event, konferenser och utlandskickoffer. BSC arbetar brett och ofta tar de sig an större projekt så som jubileum, invigningar, galamiddagar, produktlanseringar och resor. Det kan också vara mindre grupper som söker unika gömställen och privata hus för konferensen, ledningsgruppen eller styrelsemötet.

– Med BSC Travel anordnar vi en hel en hel del Incentive- eller konferensresor för medarbetare och partners där man till vardags arbetar i olika städer eller länder för att sedan sammanstråla för en gemensam konferens. Bredden är tyngden, berättar Kerstin.

Inför ett företagsevent är det enligt Kerstin Öhman viktigt att göra sin hemläxa när det kommer till anläggningar, lokaler och produkter.

– Kontroll- och kvalitetssäkra! Prova allt från hur kuddarna känns till hur såsen smakar, räkna antalet toaletter, mät avståndet från konferenssalen till festlokalen! Sedan rekommenderar vi nästan alltid våra kunder att ha ett ordentligt verktyg för deltagarhanteringen.

Börja planeringen i rätt ände

Hur går då processen till när det är dags att styra upp ett företagsevent?

– Se till att du har ett tydligt syfte och mål – det ligger till grund för var, när och hur ditt event ska ta form. Nästa steg är att se till att eventet matchar företagets varumärke, profil och egna värderingar. Gör en budget och delegera gärna ansvaret genom att utse chefer som ansvarar för de olika bitarna. Se till att bli avlastad av en bra eventbyrå, säger Kerstin.

Hon berättar att en vanlig miss är att man glömmer att tacka gästerna efter eventet, och understryker att det även är viktigt att göra en ordentlig utvärdering med undersökning från gästerna.

– Genom dessa missar förlorar man alla chanser att förbättra sig och signalerar till sina gäster att man inte bryr sig så mycket om vad det tycker – vilket går emot allt som B2E handlar om, säger Kerstin och fortsätter:

– Det är också viktigt för företaget och företagsklimatet att logotypes synliggörs – inte minst för gemenskapens och tillhörighetens skull. Det handlar om en liten summa i sammanhanget som kan göra en enorm skillnad och känsla för medarbetarna eller kunderna. Bra sätt att få in detta är genom brandade menyer, företagets färger i dukningen, logotypes på presentationer eller välkomnande till platsen med företagets rollups eller beachflaggor.

Kerstin Öhmans 5 bästa tips för ett lyckat företagsevent

1. Tumma aldrig på företagets värderingar eller det ni står för. Det måste harmonisera.
2. Planera i god tid. Se till att du har datum i backup så att du verkligen kan få den lokal/restaurang/resmål du drömmer om och inte stupar på tillgängligheten.
3. Kom ihåg att små justeringar kan ge stora fördelar. Transfertid kan användas för diskussioner, en cykeltur tillsammans skapar minnen och att ha mötet utomhus i stället för vid neddragna persienner kan göra underverk för kreativiteten.
4. Ta ditt event på största allvar – detaljerna är oftast avgörande och de betyder allt för slutresultatet. Repetitioner och en extra koll har du allt att vinna på!
5. Glöm inte det där lilla extra – det gör nämligen inte gästerna! Det kan handla om ett välkomnande leende, en snygg drinkbiljett, en smart inbjudan, en goodiebag, även en till de som inte kunde närvara.

Av: Elin Bisander