Det finns många fördelar med att anordna ett digitalt möte. Som team blir ni mer flexibla, slipper restid och kan även minska stressen (enligt denna studie). Här listar vi tips på vad du behöver tänka på för att hålla ett digitalt möte på ett effektivt sätt.
Ha en tydlig agenda
Att ha en tydlig agenda och ett tydligt syfte med mötet borde vara självklart för alla möten, men kanske är det extra viktigt vid virtuella möten.
Förberedelse och tydlighet kring tekniska förutsättningar
Ska ni hålla ett enkelt telefonmöte eller ska ni använda er av video? Behöver man ha hörlurar och ska man se till att sitta i en lugn miljö? Se till att ni har förberett innan mötet så att alla vet vilka tekniska förutsättningar som krävs för att delta i mötet.
Se över tekniken i förväg
Prova tekniken innan mötet så att alla känner sig trygga med hur den fungerar. Ingenting förstör ett möte så mycket som när deltagare inte kommer in i mötet i tid för att man inte förberett ordentligt innan.
Använd olika funktioner för att skapa ett levande möte
En fördel med att skapa trygghet kring tekniken är också att ni kan använda er av de många möjligheter som finns med olika plattformar. En bra funktion är att dela skärm eller presentationer, för att alla ska ha samma material att utgå från under diskussioner.
Skapa delaktighet och få in sociala aspekter
Precis som i ett fysiskt möte är det viktigt att alla deltagare blir sedda och uppmärksammade under mötet. Inled mötet med en kort incheckning där alla får berätta kort om hur man mår. Detta ger en möjlighet att landa och faktiskt fokusera på just detta möte. Har inte deltagarna träffat varandra innan är en kort presentationsrunda lämplig.
Ha en mötesledare som fördelar ordet
Till skillnad från ett fysiskt möte kan det vara lite svårare att bedöma vems tur det är att prata. Se till att ni har en mötesledare som fördelar ordet. Mötesledare har i uppgift att se till att ni följer agendan och kan också lyfta in specifika deltagare när det är lämpligt.
Anteckningar och uppföljning
Precis som med ett fysiskt möte är både dokumentation och uppföljning viktigt. Se till att sammanfatta slutsatser och vad som ska göras så snart som möjligt efter mötet och kommunicera detta till mötesdeltagarna. Var även tydlig med vem som ska göra vad så blir det lätt att följa upp efteråt.
Läs mer: Så optimerar du dina företagsmöten
