Vissa leverantörer av digital signering vidtar medvetet åtgärder som låser kunderna till deras tjänst. Det gör att de är garanterade kunder även om de skulle höja sina priser eller ändra sina villkor, samtidigt som de äger era signaturer och era data.
”Kunder vill ha allt fler specialfunktioner inbyggda i signeringslösningen. Men detta medför också att man blir låst till tjänsten och att leverantören äger ens data, säger Håkan Åsenius på Signicat.
”Din systemleverantör kanske redan kan erbjuda signeringslösning A, men för en extra kostnad integrera lösning B, som egentligen är ert förstaval. Det handlar alltså om tid och potentiella kostnader. Allt detta gör dig inlåst.”
Hur olika leverantörer kan låsa in kunder
Ett sätt för leverantörer att låsa in kunder är att erbjuda tilläggstjänster som man bara kan använda om man köper originaltjänsten. Ett globalt exempel på detta är Apple. När de släppte iTunes låste de tekniskt in kunderna eftersom den musik man köper via iTunes bara kan spelas i iTunes-appen eller på en iPod.
När det gäller digitala signaturer kan man bli låst till en signeringslösning som redan finns integrerad i det affärssystem man använder (till exempel system för CRM, HR, ekonomi, KYC/onboarding). Signeringslösningen levereras av systemleverantören eller dess partner, och det kan då bli problem om man vill byta eftersom man inte själv äger sina signaturer. Om du vill byta leverantör kan det bli besvärligt eftersom du lätt kan förlora dina data, och därmed dina kunder och deras förtroende.
Bristen på valfrihet skapar problem med avtal
När det gäller digitala signaturer kan leverantörsinlåsningar orsaka en mängd problem för hela företaget. Håkan Åsenius menar att detta ofta leder till att man börjar leta efter en lösning som är mer flexibel.
Han tillägger: ”Man vill att den digitala signaturen ska uppfylla de lagkrav som ställs i olika länder, man vill ha bra funktionalitet och att leverantören ska vara beredd att göra det lilla extra. Om man vill byta borde det inte vara så svårt.”
Leverantörsinlåsning kan inte bara orsaka förseningar eller vara ett hinder om man vill förbättra sina rutiner – man kan även förlora sina data.
Exempelvis äger leverantören signaturerna på era dokument. De lagrar dem i sitt eget arkiv och ni har bara tillgång till dem via leverantören. Om ni skulle byta kan leverantören göra det svårt för er att få tillgång till dessa dokument och signaturer. Det är leverantören som äger dessa data, inte ni. Det är så de ser till att ni stannar kvar hos dem – ni är ju fastlåsta.
Detta gäller särskilt om leverantören även tillhandahåller ert CRM-system. Om man byter system för att göra signeringen mer funktionell kan alla data helt gå förlorade. Det går inte att komma åt dem längre, vilket innebär att även era avtal gått förlorade. Om ni inte har avtalen kan ni också förlora kunderna. Och det innebär att ni förlorar massor av pengar.
Med tiden kan avtalens giltighet ifrågasättas
När man är låst till en tjänst är man helt beroende av att leverantören fortsätter tillhandahålla tjänsten. Det finns alltid en risk att leverantören läggs ner, går i konkurs eller blir uppköpt av ett företag på andra sidan jorden. Det kan innebära stora risker för er.
Håkan säger: ”Man är beroende av att företaget validerar signaturer så länge dokumenten gäller, vilket de ibland kan göra i flera decennier. Om ditt företag är beroende av en mindre betrodd leverantör, eller en som inte har några garantier i händelse av konkurs eller andra förändringar, kan era dokuments giltighet ifrågasättas.”
Om er leverantör plötsligt övertas av ett annat företag går det inte att veta hur detta företag kommer att hantera era känsliga data och era avtal. Ni är helt beroende av att de validerar och lagrar data på ett säkert sätt under lång tid. Men när man försöker lämna leverantören går det inte att komma åt sina dokument och data, vilket kan påverka förtroendet för er och era avtal. Om det inte går att lita på avtalen förlorar man pengar och kunder.
Det är denna typ av hinder som leverantörer sätter upp för att få behålla er som kund.
Vad man bör fråga sig när man väljer tjänst
- Signaturens utmatningsformat
- Var och hur data lagras
- Hur de kan valideras nu och över tid