39 tips för att lyckas när du ska ställa ut på mässa

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från eventeffect.se

7 tips: Så blir du framgångsrik i mässmontern

Att ställa ut på en mässa är en investering som kan innebära både höga kostnader för monter, personal, logistik och marknadsföring. Därför gäller det att verkligen maximera nyttan och se till att varje minut i mässmontern ger värde tillbaka. Här har vi samlat sju fördjupade tips som hjälper dig att skapa en monter som sticker ut, engagerar och levererar resultat.

1. Skriv ned syfte, mål och utse en ansvarig för montern

Det allra första steget är att bestämma varför ni ska ställa ut. Är syftet att stärka varumärket, sälja produkter, bygga relationer eller generera leads? Ofta är det en kombination, men det är viktigt att rangordna vad som är viktigast. Sätt sedan upp tydliga och mätbara mål. Ett exempel kan vara: “Vi ska samla in 200 kvalificerade leads under mässans tre dagar” eller “Vi ska boka in 50 produktdemos i montern”. Att sätta en ansvarig projektledare för hela mässatsningen är avgörande. Den personen ska ha mandat att fatta beslut, budgetansvar och överblick över alla delar – från logistik till uppföljning. En stark projektledare skapar struktur, ansvarskänsla och tydlighet i teamet.

2. Skapa en plan före, under och efter mässan

En genomtänkt plan är nyckeln till att få ut maximalt av mässan. Börja med aktiviteter före mässan: hur ska ni locka rätt personer till montern? Det kan handla om personliga inbjudningar till kunder, kampanjer i sociala medier eller att ni bokar möten på plats redan innan mässan börjar. Under mässan behöver ni en tydlig idé för hur besökare ska dras in i montern. Det kan vara doften av nybakat bröd, live-demonstrationer, tävlingar eller inspirerande föreläsningar. Efter mässan är uppföljningen minst lika viktig. Planera redan i förväg vilket material som ska skickas ut, när det ska ske och hur ni säkerställer att ingen kontakt tappas bort. Ett personligt tackmail med ett erbjudande kan göra stor skillnad jämfört med ett generiskt nyhetsbrev.

3. Tänk igenom utformningen av montern

Mässmontern är ert skyltfönster och första intrycket avgör om en besökare stannar eller går vidare. Därför är det viktigt att tänka igenom designen noggrant. Använd er grafiska profil för att skapa igenkänning och håll fast vid huvudbudskapet. Vad vill ni att besökaren ska ta med sig från mötet med er? Lyft fram detta i stora, tydliga budskap. Belysning är ofta en underskattad faktor – rätt ljus kan förstärka färger, skapa kontraster och göra att ert varumärke syns på långt håll. Tänk även på att skapa öppna ytor i montern där besökare enkelt kan kliva in, snarare än att bygga “väggar” som känns stängda. Lägg till interaktiva element, exempelvis skärmar där besökare kan testa produkter digitalt eller stationer där man kan prova på något praktiskt.

4. Träna personalen

Monterns personal är minst lika viktig som dess design. En välbyggd monter utan engagerad personal riskerar att bli bortkastad. Samla därför teamet i förväg och gå igenom syfte, mål och strategi. Genomför rollspel och simulera olika situationer – hur hälsar ni på en förbipasserande? Hur ställer ni öppna frågor för att få igång en dialog? Hur hanterar ni stressiga situationer när flera besökare kommer samtidigt? Se till att alla förstår vikten av att vara aktiva, tillgängliga och välkomnande. Det ska aldrig se ut som att någon i teamet väntar passivt – varje sekund i montern är ett tillfälle att bygga relationer.

5. Jobba i block, med pauser

Att arbeta på en mässa kan vara intensivt och fysiskt krävande. Därför är det smart att lägga schema i block på max två timmar per pass. Under de timmarna ska fokus vara på hög energi, aktiv dialog med besökare och värdskap i toppklass. Därefter är det viktigt att ta en paus utanför montern. Sitt aldrig ner och vila i montern – det signalerar ointresse och kan skrämma bort besökare. Håll istället energinivån på topp när ni står i montern och ta pausen någon annanstans. För att göra arbetspassen roligare kan ni även införa små interna tävlingar, som att se vem som genererar flest kvalificerade leads under en viss tidsperiod.

6. Ha en tydlig plan för uppföljning

Utan uppföljning blir mässan lätt en dyr investering utan avkastning. Därför ska uppföljningsplanen vara klar redan innan mässan startar. Bestäm vilka leads som ska följas upp automatiskt med ett mejl samma dag, och vilka som ska få personlig kontakt från en säljare. Skapa ett system för att prioritera leads baserat på intresse och potential. Det kan exempelvis göras genom att använda ett CRM-system där varje lead kategoriseras direkt på plats i montern. På så sätt minimerar ni risken att viktig information tappas bort bland visitkort och anteckningar. Kom ihåg att snabbhet är en konkurrensfördel – de företag som hör av sig först efter en mässa är ofta de som vinner affären.

7. Utvärdera och dokumentera

När mässan är över är det dags att utvärdera. Gå igenom alla kontakter, analysera hur många som leder vidare till affär och beräkna avkastningen på investeringen. Dokumentera också vad som fungerade bra – var det monterns placering, design, personalens insats eller en särskild aktivitet som drog folk? Lika viktigt är att notera vad som inte fungerade, så att ni kan förbättra inför nästa gång. Ta bilder på montern, samla feedback från teamet och skriv en kort rapport. Den dokumentationen blir ovärderlig när ni planerar nästa mässatsatsning och gör att ni hela tiden utvecklar ert arbete.

 

---

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från fairlink.se

Utförlig checklista för utställare

1, Sätt mål! När ni vet vad ni vill uppnå blir resten av besluten mycket enklare.
• Gör målen så specifika som möjligt
• Gör målen mätbara. Sätt en siffra på målsättningen

2, Vilket budskap vill ni förmedla? Fundera på om ni ska ha ett skriftligt budskap under er
logga och hur ni ska förmedla ert budskap till era besökare.

3, Hur ska ni få dit de ni vill träffa? Planera hur ni bjuder in er målgrupp. Då maximerar ni
möjligheten att träffa just de ni vill träffa. Påbörja detta två månader innan mässan.

4, Montern! Gå tillbaka till era mål och se hur ni ska kunna bygga en monter som hjälper er att
nå era mål.

5, Dags att tänka på hur man lockar in människor i montern. Se till att ha en aktivitet som
hjälper er att nå era mål. Det kan vara att demonstrera produkten/tjänsten, bjuda på något
ätbart eller kanske en tävling.

6, Vad kan ni lova era besökare? Ska ni lova möten, telefonsamtal eller att skicka en broschyr.
Ha en plan för hur ni ska följa upp era möten efter att mässan har stängt
samtal där ett möte bokas, medan de inte fullt så intressanta får ett mail med ett tack för
besöket.

7, Vad ska ni ha för material i pressrummet?

8, Hur ska er monterpersonal kunna göra ett bra jobb? Jo, planera in en kickoff där ni går
igenom era målsättningar, hur montern kan hjälpa dem att göra ett bra jobb, hur
aktiviteterna fungerar, och att ni har planerat ett antal möjligheter för dem att kunna följa
upp efter mässan.

Ladda ner checklistan i sin helhet här.

---

Tips för dig som ska ställa ut på mässa från monterbyggare

Tre monterbyggare: Så blir du en fena på att beställa rätt monter

Tre aktörer i monterbranschen berättar om vad en bra kravspecifikation ska innehålla och hur de tänker när de tar fram nya monterkoncept.

Här berättar Jonas Samuelsson, designer på Workman Event, om vilka delar han anser är viktigast att tänka på när ett visuellt koncept ska tas fram.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Det absoluta viktigaste är känslan kunden vill förmedla. Det finns ett antal parametrar som kanske inte kommer fram i kommunikationen från kunden spontant och det är en del av processen att identifiera först och främst känslan. Vad är det för karaktärer på företaget, hos kunden och hos besökarna? Det är viktigt för att få fram rätt känsla, snarare än att göra en riktigt snygg formgivning utan innehåll, säger Jonas Samuelsson och fortsätter:

– Det andra är att vi tittar på kundens kampanj och deras färger, formgivning från hemsida, annonser och logotyper för att lyfta. Vi tar vidare deras formspråk eller kommer fram till ett nytt spår.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Ja, den vanligaste fallgropen är att man kör med samma formgivning och monter som tidigare. Man måste vara modig för att våga tänka om. Helt enkelt tänka nytt fast man tycker att det tidigare konceptet fungerade. Det är nästan ett måste i dagen mediebrus – att våga skapa något nytt.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Att man sätter sig ner och tänker igenom vad man vill förmedla. Vad du vill visa upp och vad som är allra mest viktigt i din exponering, alltså själva budskapet, det behöver inte vara en färdig idé, men bara man får med tanken som kunden vill förmedla.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

– Dela gärna upp specifikationen i stycken. Förutom all teknisk fakta på storlek, produkter och grafisk profil så är det bra att komma med en förklaring på hur man vill att besökarna ska uppfatta er. Alltså tanken med exponeringen, förklara kampanjen, och önskan om målgruppen samt visionen om hur ni vill att ni ska uppfattas. Gärna med mood boards eller enkel text.

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Måste säga Mio möbler, den passade perfekt för deras målgrupp, snygg och med bra karaktär om hur Mio möbler är. Exponeringen gav ett tydligt avtryck både i sociala medier och bland besökarna.

På bilden: Mats SvenssonMats Svensson, marknadsansvarig på Sture Exhibitions & Events berättar om vilka fallgropar du bör undvika och vilken monter som gav dem två vinster i Gyllene Hjulet.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Ju bättre vi känner våra kunder, desto mer har vi att basera våra designförslag på. Syftet med exponeringen är det viktigaste; vi arbetar med att tydliggöra budskap, och ju mer uttalat det är, desto enklare är det för oss att skapa ett tredimensionellt tema kring detta, berättar Mats Svensson och fortsätter:

– Även om man ställer ut på en mässa vart tredje år ska det självklart ändå finnas en tydlig linje mellan innehåll, varumärke och design. För företag som ställer ut ofta tillkommer många aspekter i vårt konceptarbete; hur ska det vi producerar vara tillräckligt flexibelt för att täcka behovet på olika mässor, hur ska det lagras och transporteras, hur länge ska det hålla, hur ska man bygga vidare, hur stor del ska vara hyrlösningar och hur mycket behöver vara specialsnickrat? Frågorna att besvara är många men ju tidigare vi får komma in i processen, desto lättare blir det att hitta rätt lösning.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Design handlar till stor del om trender. En monter eller exponering måste kännas modern och tilltalande. Det man ofta glömmer är relevansen. Att följa trender är en sak, att förmedla budskap och skapa igenkänning är en annan. Det innebär inte att man får fastna i sitt designtänk, balansen är ibland hårfin, säger Mats Svensson och fortsätter:

– En annan sak är personalen i montern. Ingenting är så effektivt som engagerad och påläst personal. En utställning är inte en tredimensionell broschyr. Här får man istället chansen att verkligen möta kunderna. Man ska heller inte se det enbart som en chans att bemöta kunden. Många missar att det är en tvåvägskommunikation och en källa till information om vad som faktiskt efterfrågas på marknaden.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Många kunder är rädda att förmedla vilken budget man har när vi ska ta fram ett designförslag. Det tycker vi är synd. Ofta resulterar det i att den designer som ska arbeta fram förslaget skapar en design som gillas av kunden, men som är för dyr. Lika ofta faller förslaget på att det inte håller tillräckligt hög kreativ höjd, då vi har försökt att hålla kostnaderna nere. Försök också att förmedla syftet med utställningen och behoven så tydligt som möjligt, snarare än att fundera var det behövs stolar och väggar. Det är våra designers jobb att fylla dessa behov på ett lite oväntat sätt, och det är oftast det som får en monter att sticka ut. Ju mer information desto bättre resultat.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

Syftet med deltagandet och exponeringen, en grafisk profil och en kort presentation av företaget och produkterna/tjänsterna som ska visas. Det behöver även finnas med praktiska förutsättningar så som storlek, hur många gånger det ska användas, vilken typ av uppdateringar kan man tänka sig, vem som ska bygga, vart det ska vara och om det ska transporteras i en mindre bil och så vidare, berättar Mats Svensson och fortsätter:

– Fundera också på om ni vill ha hyrlösning, snickrad specialdesign eller en kombination? Vi behöver även veta vilka som är så kallade hero-produkterna, det vill säga vad är det man vill lyfta fram som extra?

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Självklart vill vi passar på att lyfta den monter som vi vann inte mindre än två Gyllene Hjul med i år; Svenska Fönster på Nordbygg. Förutom att montern blev skitsnygg på ren svenska, så fanns det en röd tråd från inbjudningarna som skickades ut till kunden till de snacks som serverades under minglet, säger Mats Svensson och avslutar:

– Den här kunden hade ett klart syfte med sitt deltagande och ett tydligt budskap som man ville förmedla. Det som gör Svenska Fönster unika är deras råvara, furu från Hälsinglands skogar. Det var viktigt för kunden att förmedla detta. Vi byggde en skog som med sin lugna atmosfär, doft och ljus blev den monter som flest kom ihåg efter mässan.

På bilden: Stefan DohrnStefan Dohrn, projektledare och ägare av Dohrns Exhibitions & Events, berättar vad han tycker att en bra  kravspecifikation ska innehålla.

Vad är viktigt att tänka på när man arbetar fram ett visuellt koncept?

– Tydlighet och öppenhet. Att man är tydlig i alltifrån avsändare till budskap, och att det känns lättåtkomligt och välkomnande.

Finns det några fallgropar som man ska försöka undvika?

– Att man missar att tänka på det ovan nämnda.

Vad är viktigt att tänka på när man beställer exponeringslösningar?

– Det är viktigt att man har en tanke och idé i ett tidigt stadie. Gärna redan vid bokning av monteryta. Att redan då ha anlitat professionella monterproducenter är en bra förutsättning för ett gott slutresultat.

Hur ser en bra kravspecifikation ut?

– En bra kravspecifikation innehåller framför allt alla hårda värden. Ju tydligare underlag man får från början, desto bättre blir slutresultatet. Även de mjuka värdena är viktiga, att man kommunicerar tidigt, då handlar det mer om känsla, grafisk profil och bilder.

Finns det någon expo-lösning du har tagit fram som du är speciellt nöjd med?

– Vi har i år tagit fram ett nytt monterkoncept till POC där vi lyckats kombinera ett byggsätt som både är miljövänligt och platseffektivt. Dessutom med en snygg design och modern LED-teknik.

 

Alla 39 tips summerade för dig som ska ställa ut på mässa:

1. Sätt tydliga och mätbara mål.
2. Utse en ansvarig för mässprojektet.
3. Skapa en plan för aktiviteter före, under och efter mässan.
4. Planera hur ni ska locka besökare till montern.
5. Följ upp med besökare direkt efter mässan.
6. Använd er grafiska profil i montern.
7. Fokusera på ett huvudbudskap.
8. Lägg resurser på bra belysning.
9. Träna personalen genom rollspel.
10. Se till att alla känner till syfte och mål.
11. Arbeta i block om max två timmar.
12. Håll hög aktivitetsnivå i montern.
13. Ha roligt medan ni jobbar.
14. Förbered uppföljningsmaterial innan mässan.
15. Mät resultatet av mässdeltagandet.
16. Dokumentera vad som fungerade bra och dåligt.
17. Gör specifika och mätbara mål.
18. Definiera och kommunicera ert budskap.
19. Planera inbjudningar två månader i förväg.
20. Bygg montern för att stödja era mål.
21. Ha aktiviteter som drar in folk.
22. Följ upp besökare med möten eller tack-mail.
23. Bestäm vilket material som ska finnas i pressrummet.
24. Ha en kickoff för monterpersonalen.
25. Förmedla rätt känsla i det visuella konceptet.
26. Identifiera företagskaraktärer.
27. Var modig och skapa nya koncept.
28. Klargör vad ni vill visa och förmedla.
29. Inkludera teknisk fakta i kravspecifikationen.
30. Inkludera syfte med exponeringen i kravspecifikationen.
31. Förmedla budgetinformation till designern.
32. Var tydlig och öppen i budskap och design.
33. Ha flexibilitet i monterdesign för olika mässor.
34. Använd engagerad personal.
35. Skapa miljövänliga och platseffektiva monterkoncept.
36. Dokumentera alla kostnader.
37. Ta bilder på montern för framtida referens.
38. Använd mood boards för att förmedla era idéer.
39. Se till att era lösningar är moderna och tilltalande.

Vanliga frågor om att ställa ut på mässa

Hur lockar man flest besökare till sin mässmonter?

För att locka fler besökare krävs både kreativitet och relevans. Använd öppna ytor, tydlig design och aktiviteter som sticker ut, till exempel smakprov, live-demonstrationer eller tävlingar. Se även till att bjuda in målgruppen redan innan mässan via sociala medier och nyhetsbrev.

Hur viktigt är monterns design för resultatet?

Monterns design är avgörande för att skapa det första intrycket. Tydliga budskap, bra ljus och en välplanerad layout gör att besökare stannar längre. En välutformad monter signalerar professionalism och stärker varumärket.

Vilken roll har personalen i mässmontern?

Personalen är den viktigaste faktorn för att lyckas. Träning, energi och ett välkomnande bemötande gör att besökarna känner sig sedda och intresserade. En engagerad personal kan förvandla ett kort möte till en långsiktig affärsrelation.

Hur ska man följa upp kontakter från en mässa?

Följ upp snabbt, helst inom 24 timmar. Skicka tackmejl, erbjudanden eller boka in nästa steg direkt. Använd CRM-system för att sortera och prioritera leads, så att ingen kontakt faller bort i efterhand.

Vad kostar det att ställa ut på en mässa?

Kostnaden varierar kraftigt beroende på mässans storlek, monterytan, design och personal. Räkna med allt från tiotusentals kronor till flera hundra tusen för större satsningar. Det är därför viktigt att tydligt definiera mål för att kunna mäta ROI.

Är mässor fortfarande lönsamma i en digital värld?

Ja, fysiska möten är fortfarande unika för att bygga relationer och skapa förtroende. Mässor fungerar bäst som en del av en större marknadsstrategi där det personliga mötet kompletterar digital marknadsföring och sociala medier.

Vilka misstag ska man undvika i mässmontern?

Vanliga misstag är oengagerad personal, brist på tydligt budskap och dålig uppföljning. Undvik också att ha en stängd monter som känns svår att gå in i, samt att låta personalen sitta eller använda mobilen under bemannad tid.

Läs mer: Så lyckas du i din digitala monter