En säljprocess innebär ofta att du ska slussa dina leads och senare prospekt igenom många olika steg. I början krävs det kanske bara ett intresse medan insatsen i tid blir större ju längre ni går.
En offert kan ta en hel del tid i anspråk för den organisation som ska ta ställning till den. Men hur ska en säljande offert vara utformad? Såhär gör du för att skapa rätt förutsättningar.
Säkerställ att den är efterfrågad
En offert är ett konkret förslag som dels kräver tid från dig att sätta ihop, dels kräver tid från mottagaren som ska läsa igenom och ta ställning till ditt förslag. Därför är det viktigt att du faktiskt vet att det är en offert som är nästa steg.
Kanske finns det något annat sätt att gå vidare som mottagaren föredrar, eller så är den bara inte redo.
Ta reda på vem mottagaren är
Vet du vem eller vilka som kommer att läsa offerten? Det är inte alltid samma personer som varit involverade tidigare som kommer att ta ställning till din offert.
Du kanske har haft kontakt med en specifik avdelning, men offerten går till en inköpsavdelning eller vd:n. Säkerställ att offerten är begriplig även för den som inte varit med från början.
Inkludera en sammanfattning
En sammanfattning ger mottagaren en mjukstart och också möjlighet att förstå sammanhanget. Genom att ge en överblick blir det lättare för mottagaren att förstå de olika delarna och förhoppningsvis gör den ökade förståelsen att fler tackar ja.
Håll presentationen kort
Att inkludera en presentation om er är ett bra sätt att skapa en bild av er som företag. Se däremot till att hålla det kort och koncist.
Offerten är ett konkret förslag för hur ni kan hjälpa mottagaren. För att skapa en verkligt säljande offert – se till att fokusera på just lösningsförslaget i offerten.
Anpassa den efter kunden
Vet du vem som ska läsa offerten är det bra att fundera över kunskapsnivå och vana att läsa offerter. Det styr till exempel hur teknisk och detaljerad du kan vara, hur mycket förklaringar du ska inkludera och liknande.
Kunskapsnivå kring andra lösningar och branschen i stort kan också hjälpa dig kring hur mycket du ska argumentera för just ditt lösningsförslag.
Dela upp offerten
Tydlighet är en fördel när det gäller offerter – se till att det är lätt att orientera sig mellan de olika avsnitten. Ett sätt att underlätta för läsaren är att dela upp offerten i två avsnitt. Ha ett avsnitt som innefattar bakgrund och problemformulering där du visar att du förstår behovet.
Det andra avsnittet kan sedan riktas in mot mer praktiska aspekter som till exempel specificering av vad som ingår, tidsplan och priset.
Utformning är A och O
Rubriker hjälper till att skapa tydlighet, såväl som luft mellan texten. Den grafiska utformningen spelar stor roll för hur professionell offerten uppfattas. Av samma anledning är det också viktigt att se till att läsa igenom dokumentet både en och två gånger för att undvika stavfel.
Referenser
Kanske har ni referenser från liknande projekt eller har möjlighet att citera nöjda kunder? Att kunna uppvisa vad ni har åstadkommit tidigare skapar fortroende och gör ert case starkare.
Våga bryta mönstret
Struktur och tydlighet i all ära, men ibland kan det vara bättre att bryta mot reglerna. Hitta nya kreativa sätt att sticka ut. Kanske kan ni inkludera rörlig bild eller bjuda på tips eller liknande?
Se till att svara på rätt frågor i din offert samtidigt som du skapar en känsla av er som leverantör.
Lycka till!
