Många företag som försöker spara pengar missar träden för skogen. Det vill säga, de fokuserar på stora, synliga kostnadsposter – kontorshyra, mjukvarulicenser, resekostnader – och missar hundratals – på ett år tusentals – små utgifter som tillsammans blir stora summor.
Vi talar om förbrukningsvaror. Det som alltid tar slut, alltid behöver fyllas på och sällan får en egen rad i kalkylarket. Det handlar om allt från kontorsmaterial till batterier och bör tas på allvar av den som försöker inköpsoptimera hela företaget.
Steg 1: Kartlägg förbrukning
Första steget är enkelt, rätt tråkigt och nästan alltid förbisett. För att kunna kostnadsoptimera mindre inköp måste de först kartläggas.
Det handlar om att gå igenom vad ditt företag förbrukar löpande. Det handlar om allt det där som någon beställer lite då och då, utan plan, ofta till fullt butikspris. Kaffe, städmaterial, skrivartillbehör. Men också saker som är svårare att identifiera: batterier, glödlampor, kablar, rengöringsprodukter för elektronik.
Så gör dig själv en tråkig jättetjänst: slå dig ner, öppna ett ark och börja sammanställa allt det lilla.
Tips: i denna process, ta reda på vilka av era kostnader som är avdragsgilla och håll koll på dessa.
Steg 2: Handla i bulk och på rätt plats
Ett kontor med 20 anställda kan lätt förbruka 200–300 batterier per år – köpta i akutläge på närmaste Coop till nästan dubbla grossistpriset. För en serviceorganisation med tekniker ute i fält, där mätinstrument, skannrar och borrar alltid ska fungera är siffran mångdubbelt högre och batteribehovet mer komplicerat.
Samma logik gäller för kaffemjölken. Ingen beställer en liter i taget från ett bageri. Man köper in en månads förbrukning från ett grossistled och betalar en bråkdel av butikspriset.
Att samla behovet och beställa i bulk från en dedikerad aktör kan med enkelhet halvera kostnaden per enhet. Butikspriset innehåller marginaler för flera led som företag inte behöver betala.
I fallet med batterier – en frekvent kostnadspost som finns i nästan alla företag – finns exempelvis Batterioutlet. Batterioutlet är en svenskägd webbshop som säljer direkt från fabrik, utan mellanhänder. Billiga batterier från Batterioutlet täcker allt från vanliga AA och AAA till verktygsbatterier för Makita, Bosch och Dewalt och kan spara tusentals företag tusentals kronor per år.
Liknande specialiserade aktörer finns för de flesta förbrukningskategorier. Ditt jobb är att hitta dem och handla i bulk.
Steg 3: Få ordning på leverantörerna
Hur många leverantörer använder ni egentligen för liknande produktkategorier? Många företag köper kontorsmaterial från tre olika ställen, städprodukter från två och förbrukningsmaterial utan någon fast källa överhuvudtaget. Det ger sällan bättre pris, bara mer administration och färre möjligheter att förhandla.
Konsolidering, det vill säga att minska antalet leverantörer och samla inköpen, behöver inte innebära en enda leverantör för allt. Men att aktivt välja en primärkälla per kategori – och hålla sig till den – skapar förutsägbarhet, möjlighet till volymrabatter, enklare fakturahantering, lojalitet och förhandlingsförmåga på sikt.
Steg 4: Utse någon som äger frågan
Mycket av ineffektiviteten i småinköp beror inte på ovilja utan på otydlighet. Vem bestämmer vad som köps, varifrån och till vilket pris? Om svaret är ”olika personer vid olika tillfällen” är det också svaret på varför kostnaderna skenar.
I mindre företag räcker det ofta med enkla riktlinjer: en lista över godkända leverantörer, en grundnivå för vad som alltid ska finnas i lager och en rutin för påfyllning. Det behöver inte vara ett avancerat system; ett delat dokument fungerar utmärkt som start. Det viktiga är att flytta inköpen från den reaktiva sfären till den proaktiva.
Steg 5: Börja någonstans!
Det här hade också kunnat vara steg 0 lika väl som 100. För det spelar ingen roll var du startar så länge du gör det. Det är lite som att månadsspara på börsen: den bästa tidpunkten att börja var för länge sedan; den näst bästa är nu.
