Så lyckas du med anbud på offentlig upphandling!

Berätta lite mer om dig själv! Hur blev du säljare?

Jag har alltid velat jobba med sälj. I gymnasiet startade jag ett UF-företag inriktat på sälj, och som tjugoåring började jag mitt första jobb inom säljbranschen. Nu har jag snart 17 års erfarenhet, och älskar det lika mycket som dag ett. Det som driver mig är de personliga relationerna och den där känslan av att man skapar något positivt för sina kunder – när jag säljer något så vet jag att det gör nytta, och jag ser hur det effektiviserar och förenklar arbetet för våra kunder. Det är roligt!

Hur började du med upphandlingar?

Jag sprang på en större myndighet i arbetet, och de ville gärna använda vårt verktyg för sina evenemang och konferenser. Vi hade en nära dialog i deras utveckling av kravspecen och vann upphandlingen. Sedan dess har det rullat in många fler stora myndighetskunder och institutioner, mycket tack vare rykte och muntliga rekommendationer – använder en myndighet oss, och samarbetet funkar bra, blir ju chansen större att andra också blir nyfikna.

Hur går en upphandling till?

Många myndigheter och institutioner har en nära dialog med aktörer på marknaden innan de skriver en kravspecifikation. De vill veta vilka tjänster som finns och att de krav de ställer ska kunna uppfyllas, och kollar de inte av med marknaden innan de definierar skallkraven finns risken att de ber om tjänster som ingen kan leverera. Därefter skriver upphandlaren en specifikation med skallkrav och börkrav – skallkrav är måsten, saker anbudsgivaren måste leverera, och börkraven är tjänster som myndigheten gärna hade velat ha men som inte är avgörande för anbudet.

Myndigheterna skickar ofta ut upphandlingen till aktörer de haft kontakt med, och lägger upp dem på plattformen Mercell TendSign. Där kan man bevaka upphandlingar, lämna in anbud, ställa frågor och se beslut.

Vad ska man tänka på som ny på marknaden, hur gör man intryck?

Det är alltid bra att vara lite känd sedan innan, så att jobba runt lite bland myndigheter och institutioner, få in ett möte eller en demo. Ju större du blir, desto mer kommer ditt goda rykte få ett eget liv – en person rekommenderar din produkt till en annan, och helt plötsligt är det du som blir uppsökt av en myndighet för ett samarbete. Men det är också A och O att vara noggrann i anbudet, ge korrekta svar, skriva prydligt och överlag göra ett gott första intryck.

Har du några tips för hur man vinner med ett anbud?

Ha koll på era policies kring GDPR och integritetsfrågor, och utveckla arbetsrutiner som är så GDPR-säkra som det bara går. Använd europeiska servrar, ha vattentät hantering av användardata. Institutioner och myndigheter är stenhårda kring kraven ställda i GDPR och Shreems II, och kan du inte uppfylla dem blir det ingen affär. Är du dåligt påläst eller har svårt att ge tydliga svar på dessa frågor i möten eller anbud, är det också en dealbreaker för de flesta myndigheter.

Var nyfiken och försök förstå myndighetens egentliga behov. Ställ mycket frågor. Förklara för myndigheten varför man har vissa arbetssätt och varför ni tycker det är det bästa sättet. Ni vill ju ha ett långvarig relation, så det är en balansgång mellan att vara lyhörd och förstå exakt vad myndigheten vill ha, och att sälja in och förklara just varför ni jobbar som ni gör och hur det kan generera värde för dem.

En annan viktig punkt är att svara sanningsenligt på upphandlingen, att inte lova saker du inte kan leverera – då kommer du förlora kunden i ett senare skede ändå.

Finns det något misstag som upphandlare ofta gör?

Upphandlingar kan verkligen se helt olika ut – vissa är långa och otroligt detaljerade medan andra knappt redogör för någonting. Det blir ofta missförstånd och komplikationer när upphandlaren inte lagt tillräckligt med tid på kravspecen. Upphandlaren kanske sitter på ett antal antaganden om hur en viss tjänst ska se ut och fungera, men skriver inte ut det i texten. Då kan det bli en besvikelse om det sen visar sig att tjänsten de köpt fungerar på ett helt annat sätt.

Slutligen, hur har arbetet med upphandlingar varit för dig? Hur skiljer det sig jämfört med vanligt säljarbete?

Det är en mycket längre process, det kommer mycket frågor man behöver hitta lösningar på och man behöver ha mycket kontakt med jurister för att diskutera avtalsbiten. Man behöver ha tålamod, med andra ord. Men sen är det också väldigt roligt att få en så nära kontakt och relation med personer på myndigheter som man bollat frågor med under en längre tid. Och det är väldigt roligt att se hur uppskattad plattformen är – att vi verkligen skapar nytta och värde för våra kunder, att så många kommer tillbaka för fler affärer eller rekommenderar oss vidare.