Saleseffect
  • Expertråd
  • Karriär
    • PLATSANNONSER
  • Kickoff & konferenser
  • Konvertering
  • Leadsgenerering
    • Leadsgenerering social media
  • Verktyg
  • Ledarskap
  • Partners
    • STOCKHOLM MEETING SELECTION
    • KONCEPT & EVENT
    • TEKNISKA MUSEET
    • Middlepoint
    • Informationsteknik
    • Golfbaren
    • Mercell
  • Om oss
Skip to content
2020-03-13 | Expertråd

Så gör du för att ersätta fysiska med digitala möten

Hur gör man för att så snabbt och smidigt som möjligt ersätta fysiska möten med digitala? Det man inte ska göra är att tillsätta en IT-specialist för att lösa problemet, menar en av Sveriges främsta experter på området Uf Pilerot.

REMM:s projektledare Ulf Pilerot
Ulf Pilerot är expert på digitala möten.

Hur gör man för att så snabbt och smidigt som möjligt ersätta fysiska med digitala möten? Det man inte ska göra är att tillsätta en IT-specialist för att lösa problemet, menar en av Sveriges främsta experter på området Uf Pilerot.

Ulf Pilerot leder Trafikverkets projekt Resfria möten inom myndigheter, REMM.

Tyvärr inte en quick fix

Han har redan fått en del samtal av folk från näringslivet. Alla ställer de ungefär samma frågor: ”Nu när vi inte kan åka ut och resa, men måste mötas ändå, hur gör vi? Hur ersätter vi på ett så smidigt sätt som möjligt  fysiska med digitala möten?

Ulf Pilerot svar är att det tyvärr inte är en quick fix. Den som är för snabb riskerar en negativ utveckling.

– Om detta hade inträffat för 15-20 år sedan så hade man tillsatt en IT-expert för att lösa problemet. Men idag handlar det lika mycket om att utveckla rätt digital möteskultur, som att få de tekniska lösningarna på plats, säger han.

Möteskultur lika viktigt som teknik

Han tar videomöten på Skype for buisness som exempel. Rent tekniskt är det förstås viktigt att ha en bra kamera som är inställd på rätt nivå. Men lika viktigt är att den används på rätt sätt, vilket handlar om möteskultur.

– Under ett fysiskt möte sitter deltagarna och viftar när de vill säga något och ordföranden pytsar ut ordet. Ett digitalt möte kräver att ordföranden tar ett helt annat grepp och har superkoll på hur kameran ska användas, säger Ulf Pilerot.

Startade för att minska klimatpåverkan

Projektet Resfria möten inom myndigheter startade 2011 på uppdrag av regeringen och pågick till 2015. Eftersom resultat var så goda bedrivs arbetet fortfarande i Trafikverkets regi. Målet var att minska klimatpåverkan genom att öka och utveckla användningen av digitala möten inom och mellan 20 utvalda myndigheter, däribland regeringskansliet.

I den vevan var det askmolnet efter den isländska vulkanen Eyjafjallajökulls utbrott som under 14 dagar lamslog flygtrafiken och näringslivet i stora delar av världen.

Situationen mycket värre nu

– Det är samma situation nu, men så mycket mer omfattande. Här handlar det om miljardsmällar om man inte får allt att flyta, säger han.

När REMM startade var det mest fokus på att öka andelen digitala/resfria möten inom myndigheterna. Under resans gång  har en rad andra positiva effekter identifierats.

Ökad effektivitet och jämställdhet

Myndigheter som ställt om har inte bara minskat sina koldioxidutsläpp rejält, med 20-25 procent per anställd. De har även sparat pengar, blivit effektivare, mer jämställda och fått en personal som mår bättre psykiskt.

Under den pågående coronapandemin ligger fokus på hur fungerande digitala mötesformer minskar myndigheter, företag och organisationers sårbarhet gentemot yttre hot.

Men hur går man då till väga om man saknar både teknik och kunskap?

Tiostegsmodellen ett utmärkt hjälpmedel

Ulf Pilerot kan inte rekommendera åtgärder till enskilda företag inom braschen. Där finns annars idag en stor kompetens. Han kan däremot hänvisa till den omfattande kunskapsbank som finns www.remm.se.

En bra utgångspunkt är att använda sig av projektets tiostegsmodell nedan.

Ulf Pilerot trycker på hur viktigt det är att göra rätt från början och att man arbetar systematiskt. Vilket framför allt innebär att projektet ska förankras från ledningen och nedåt i företaget så att alla verkligen är med på omställningsresan.

Varnar för att använda en IT-konsult

Den vanliga gången brukar enligt honom vara att man lägger ut arbetet med att ta fram en digital mötespolicy på en konsult. Det finns då risk för att den blir en pappersprodukt som alla ögnar igenom, men glömmer lika snabbt.

– Då missar man själva poängen. Det är själva processen som är avgörande för om man kommer att lyckas eller inte, säger Ulf Pilerot.

LÄS MER: Tackla coronakrisen utveckla säljkåren i mjuka värden

 

REMM:s tiostegsmodell för att utveckla digitala möten
Analysera utgångsläget

Gör en översiktlig spaning. Hur ser behovet ut hos er vad gäller samverkan internt och externt? Använd analysresultatet som ett underlag för satsningen på digitala möten. Många företag gör misstaget att köpa in utrustning, innan man ens har frågat sig vem som ska använda den?

Förankra satsningen och avsätt resurser

Det är avgörande att bolagets högsta ledning uttalar att satsningen är viktig  och föregår med gott exempel. Lika viktigt är det att ledningen avsätter tillräckligt med resurser och tid för att arbetet med  implementeringen ska lyckas.

Etablera en Arbetsgrupp

Tillsätt en arbetsgrupp bestående av nyckelpersoner från olika delar av företaget ledd av exempelvis HR. Undvik alltså att låta en IT-expert leda projektet. Risken är då stor att det blir slagsida åt teknikfrågor, på bekostnad av användarvänlighet.

Identifiera kommunikationsbehovet och intresset för digitala möten

Gör en mer ingående nulägesanalys för att få en uppfattning om befintlig teknik, företagets kommunikationsbehov och medarbetarnas inställning till digitala möten. Exempelvis genom en MRVU, en webbaserad mötes- och resvaneundersökning.

Använd analysen som underlag vid köp av utrustning och införandet av nya mötesrutiner.

Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst

Fokusera på funktion, snarare än på specifik utrustning. Utrustningen ska vara kompatibel med samverkansparternas. Snåla inte, tekniken måste fungera.

Kanske visar nulägesanalysen att det är mer fördelaktigt att abonnera på en webbaserad mötestjänst än att själv köpa in dyr konferensutrustning.

Etablera styrmedel och rutinerför resfria möten

För att digitala möten ska fungera i vardagen bör man etablera tydliga regler och rutiner. Gärna nedskrivna  i en mötespolicy. Hur och när ska digitala möten användas? Hur ska support,  bokning och service fungera?

Se till att det finns tillräckligt med utrustning tillgänglig på strategiska platser. Små enskilda pilotförsök är dömda att misslyckas.

Utse ansvariga

En nyckel för att få digitala möten att fungera professionellt är att det finns supportpersoner som ansvarar för att allt runtomkring flyter på. Krånglande teknik utan möjlighet till stöd och hjälp kan skrämma bort mötesdeltagare för lång tid framöver.

Informera och sälj in

När de digitala mötesformerna väl är på plats bör man utse inspiratörer eller superanvändare som finns tillgängliga och hjälper till implementera dem inom företaget.

Det är även bra att ordna prova-på-evenemang där medarbetarna kan testa hur det är att delta i videomöten, dela dokument eller chatta i webbmöten under avslappnade former.

Följ upp och synliggör

Gör en uppföljande MRVU. Det är ett bra sätt att få veta vad som har fungerat och vad som behöver förbättras. Man kan även räkna på vilka vinster och förluster som de digitala mötesformerna har genererat.

Trafikverkets Generaldirektör om Resfria möten i myndigheterna på Youtube

 

Monika Ruborg Monika@saleseffect.se

Läs mer:

Jessica Jincén

Kostnadsfri snabbkurs som hjälper dig att sälja på den digitala arenan

Business Region Göteborg fick i början av veckan en förfrågan från Partille kommun om att skapa en snabbutbildning för att öka den digitala kompetensen hos de lokala företagarna. Detta resulterade i två workshopserier som genomförs nästa vecka. Men med julhandeln med fysiska restriktioner runt hörnet visade sig behovet vara stort i hela regionen.

per furumo 1 2

7 tips: Så leder du framgångsrikt på distans

”Kräv att alla har kameran på. Det borde vara en självklarhet men är det inte. Oartighet är aldrig, i något sammanhang, bra”. Skriver Per Furumo i sin artikel om framgångsrikt digitalt ledarskap.

emma engebretzen

Emma Engebretzen: Algoritm för framgångsrika säljbeteenden

Möt Emma Engebretzen, Country Manager på Assessio. För Saleseffect berättar hon vilka säljbeteenden som är framgångsrika för en säljare 2021.

Tillfällig bemanning

Tillfällig bemanning – detta ska du tänka på

Annons

Inte sällan hamnar frågan om tillfällig bemanning som rör kontorsverksamheten på ledningsassistentens bord. Men vad ska du egentligen tänka på när till exempel receptionen tillfälligt måste bemannas? Executiveeffect har frågat Pontus Esbo, vd på servicekonsultföretaget Middlepoint.

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV






adapt to survive

 

Expertråd

Jessica Jincén

Kostnadsfri snabbkurs som hjälper dig att sälja på den digitala arenan

Aktuellt

Business Region Göteborg fick i början av veckan en förfrågan från Partille kommun om att skapa en snabbutbildning för att öka den digitala kompetensen hos de lokala företagarna. Detta resulterade i två workshopserier som genomförs nästa vecka. Men med julhandeln med fysiska restriktioner runt hörnet visade sig behovet vara stort i hela regionen.

per furumo 1 2

7 tips: Så leder du framgångsrikt på distans

Expertråd

”Kräv att alla har kameran på. Det borde vara en självklarhet men är det inte. Oartighet är aldrig, i något sammanhang, bra”. Skriver Per Furumo i sin artikel om framgångsrikt digitalt ledarskap.

emma engebretzen

Emma Engebretzen: Algoritm för framgångsrika säljbeteenden

Expertråd

Möt Emma Engebretzen, Country Manager på Assessio. För Saleseffect berättar hon vilka säljbeteenden som är framgångsrika för en säljare 2021.

christer b jansson

Säljexperten varnar! ”Gå inte i fällan förberedelse till förbannelse”

Expertråd

I denna krönika skriver säljexperten Christer B Jansson om hur viktigt det är att du som leder säljare, inte fastnar i fällan och tillåter en kultur där det är ok för säljarna smita från att göra det verkliga jobbet.

Michelle Dandenell

Michelle Dandenell: Utveckla ditt personliga varumärke och öka din försäljning

Expertråd

I denna krönika uppmanar varumärkesstrategen Michelle Dandenell, försäljningschfer, säljledare och säljare att boosta era personliga varumärken så kommer ni lyckas bättre med era affärer.

saljare

Så rekryterar du säljare som ska arbeta online

Expertråd

Vi på Saleseffect bad expertskribent Christer B Jansson att fundera över vad man ska tänka på inför och under rekryteringen av säljare som ska jobba online. Här kan du läsa Christers krönika om urvalsmetoder.

per furumo 1 2

Per Furumo: Så når du fram i digitala möten

Expertråd

I denna krönika skriver Per Furumo som är expert i talarträning, retorik och presentation om hur du ska agera för att lyckas med dina digitala möten.

2020

Så har 2020 förändrat din kund

Expertråd

Under rådande pandemi har allt fler valt att spendera ännu mer tid online – och 30 procent av de nordiska konsumenterna uppger att deras nya uppkopplade tid är permanent. Vet du vad ditt företag måste göra för att framgångsrikt möta den digitala transformationen? Här bjuder Origo Group på 3 tips hur du möter upp kundernas nya beteende:

Verktyg

salesbox 1

Salesbox CRM för konsultbolag utökas med beläggningsrapporter & en rekryteringspipeline

Verktyg

Som en del i strategin att hjälpa konsultbolag att bli mer effektiva och få en bättre överblick av sina konsulters bokade och framtida uppdrag och beläggningsgrader inkluderar nu Salesbox smarta och automatiserade beläggningsrapporter i sitt CRM för konsultbolag.

salesbox

Salesbox lanserar unikt CRM för konsultbolag

Verktyg

Salesbox – ett Europeiskt Saas-bolag från Stockholm – lanserar nästa generations CRM för konsultbolag för att effektivisera försäljning, CV-hantering samt matchning av konsulter och underkonsulter.

föreläsare om försäljning

Lista: Nio Topp100 föreläsare om försäljning

Verktyg

Här presenterar vi dellistan nio föreläsare om försäljning som kvalat in på stora talarlistan för 2020. Listan Sveriges 100 populäraste föreläsare och moderatorer 2020 är framtagen med ambitionen att inspirera och underlätta för dig som ska boka talare till ditt event eller din konferens.

Foto: Pixabay

LISTA: 10 system för e-signering av affärsavtal

Verktyg

Det är säkert, snabbt och smidigt. Effektivisera er försäljning genom att digitalisera era avslut. Saleseffect listar 10 system för e-signering av affärsavtal.

Gustaf Hammarlöf och Kathrine Hogseth med kollegorna på CRM-Konsulterna

CRM-Konsulternas smarta köapp räddning för butiker

Verktyg

När Hack the Crisis nyligen genomfördes var inriktningen coronapandemin och idéer för att rädda liv, samhälle och näringsliv. CRM-konsulterna uppmärksammades för sin smarta digitaliserade köhanterings-app, baserad på QR-koder.

AKTUELLA ERBJUDANDEN

Lediga Jobb

  • Försäljningschef
  • Försäljningschef Hjältevadshus
  • Vill du vara med om Lyytis takeover i Sverige?
  • Visit Dalsland söker en marknads- och försäljningschef
  • Försäljningschef till Pool Store

PÅ NYTT JOBB

pehr dunger head of sales

Pehr Dunger ansluter till Ateles som Head of Sales

Karriär

Pehr Dunger tillträder som säljansvarig den 1 januari 2021. Med över 20 års erfarenhet av digital handel från att sälja bl.a. Episerver, Adobe, Salesforce och Centra kommer Pehr med bred kunskap och förståelse för kunders affärer och olika plattformar.

Mikael Magnusson

Mikael Magnusson är ny affärschef på Tyréns

Karriär

Mikael Magnusson har utsetts till affärschef för affärsområde Konstruktion & Installation Nord på Tyréns. Mikael kommer närmast från en roll som avdelningschef för Tyréns avdelning byggprojektering i Umeå.

claes meldgaard 1

Claes Meldgaard blir KappAhls nya försäljningsdirektör

Karriär

Claes Meldgaard har utsetts till ny försäljningsdirektör på KappAhl. Claes Meldgaard, som har en gedigen ledarskaps- och branscherfarenhet, kommer från en tjänst som tf vd på Stayhard och han tillträder sin nya tjänst på KappAhl i början av mars 2021.

ola mellstrom

Dansk robotjätte Sverigesatsar med ny försäljningschef

Karriär

Ola Mellström blir försäljningschef för Universal Robots i Sverige. Det är ett led i den danska robottillverkarens satsning på den svenska marknaden.

DEFA anställer ny Sales & Market Director för e-mobility och Lighting

DEFA anställer ny Sales & Market Director för e-mobility och Lighting

Karriär

DEFA har anställt Jon Faglöv som ny Sales & Market Director för e-mobility & Lighting i DEFA Sverige. Faglöv kommer senast från rollen som försäljningschef på Schneider Electric.

Johan Dahlqvist, Försäljningschef

Ny försäljningschef på Acetec

Karriär

Älvsbyn företaget Actec med fokus på utveckling och tillverkning av produkter inom luft, klimat och energiteknik rekryterar ny försäljningschef.

1 januari 2021 tillträder Peter Tillberg som ny försäljningschef på Abkati.

Ny försäljningschef på Abkati

Karriär

Abkati rekryterar Peter Tillberg som ny försäljningschef. Tillberg har en lång erfarenhet av ledarskap på olika nivåer och kommer närmast från rollen som regionchef på Lantmännen Maskin.

catherine zanetti ar ny projektsaljare pa bjelin i stockholm.

Ny projektsäljare i Bjelins Stockholms-showroom

Karriär

Cathrine Zanetti började som projektsäljare på Bjelin den 1 september. Med showroomet på Sibyllegatan 38 i Stockholm som bas hjälper hon inredare och arkitekter att hitta slitstarka och hållbara golv till inredningsprojekt för både hem och offentliga miljöer.

Ny försäljningschef till Tunstall

Karriär

Hon har varit både BID Manager och Service Manager Tunstall. Nu tar hon över rollen som försäljningschef efter Johan Lenander som blir ny vd.

anna larsson

Anna Larsson ny säljdirektör lokala mediehus på Stampen Media

Karriär

Stampen Media rekryterar Anna Larsson till rollen som säljdirektör lokala mediehus.

Mest läst

coachar säljare

7 saker att tänka på när du coachar säljare

Här har vi på redaktionen sammanställt sju punkter utifrån egen erfarenhet och expertråd. Vi varnar också för det vanligaste misstaget många säljledare gör när man börjar coachar säljare.
Lon-2020

Vilken lön borde jag ha som försäljningschef?

Undrar du om din lön är marknadsmässig? Vi har tagit fram statistik över vilken lön du som försäljningschef borde ha.
Rekrytering

Rekrytera säljare – Här hittar du rekryteringsföretag specialiserade på sälj

Att rekrytera säljare är den mest kritiska anställningen i ett företag. Detta då det är de som driver företaget framåt. Här listar vi rekryteringsföretagen som är specialiserade på att hitta säljare.
checka-in

Checka in på mötet på rätt sätt

Säkerställ samarbetet och fokus i mötet genom att checka in på rätt sätt. Här ger vi tips på frågor att ställa innan mötet börjar.
experter-telefonforsaljning

Experterna: Så lyckas du med telefonförsäljning

I tider av distansjobb blir telefon ett viktigt arbetsredskap. Tre experter svarar på hur du ska göra för att lyckas med telefonförsäljningen.
Foto: Pixabay

LISTA: 10 system för e-signering av affärsavtal

Det är säkert, snabbt och smidigt. Effektivisera er försäljning genom att digitalisera era avslut. Saleseffect listar 10 system för e-signering av affärsavtal.

Lista: 20 CRM-system som effektiviserar ditt säljarbete

Räcker ditt minne och dina Excel-listor inte till längre? Här listar Saleseffect ett urval av CRM-system som strukturerar upp ditt arbete.

 

Saleseffect.se – Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar som försäljningschef
Eventeffect Nordic AB, Falugaran 3, 113 32 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Vi använder cookies för att se till att vi ger dig den bästa upplevelsen på vår hemsida. Om du fortsätter att använda den här webbplatsen kommer vi att anta att du godkänner detta.Ok