Hur gör man för att så snabbt och smidigt som möjligt ersätta fysiska med digitala möten? Det man inte ska göra är att tillsätta en IT-specialist för att lösa problemet, menar en av Sveriges främsta experter på området Uf Pilerot.
Ulf Pilerot leder Trafikverkets projekt Resfria möten inom myndigheter, REMM.
Tyvärr inte en quick fix
Han har redan fått en del samtal av folk från näringslivet. Alla ställer de ungefär samma frågor: ”Nu när vi inte kan åka ut och resa, men måste mötas ändå, hur gör vi? Hur ersätter vi på ett så smidigt sätt som möjligt fysiska med digitala möten?
Ulf Pilerot svar är att det tyvärr inte är en quick fix. Den som är för snabb riskerar en negativ utveckling.
– Om detta hade inträffat för 15-20 år sedan så hade man tillsatt en IT-expert för att lösa problemet. Men idag handlar det lika mycket om att utveckla rätt digital möteskultur, som att få de tekniska lösningarna på plats, säger han.
Möteskultur lika viktigt som teknik
Han tar videomöten på Skype for buisness som exempel. Rent tekniskt är det förstås viktigt att ha en bra kamera som är inställd på rätt nivå. Men lika viktigt är att den används på rätt sätt, vilket handlar om möteskultur.
– Under ett fysiskt möte sitter deltagarna och viftar när de vill säga något och ordföranden pytsar ut ordet. Ett digitalt möte kräver att ordföranden tar ett helt annat grepp och har superkoll på hur kameran ska användas, säger Ulf Pilerot.
Startade för att minska klimatpåverkan
Projektet Resfria möten inom myndigheter startade 2011 på uppdrag av regeringen och pågick till 2015. Eftersom resultat var så goda bedrivs arbetet fortfarande i Trafikverkets regi. Målet var att minska klimatpåverkan genom att öka och utveckla användningen av digitala möten inom och mellan 20 utvalda myndigheter, däribland regeringskansliet.
I den vevan var det askmolnet efter den isländska vulkanen Eyjafjallajökulls utbrott som under 14 dagar lamslog flygtrafiken och näringslivet i stora delar av världen.
Situationen mycket värre nu
– Det är samma situation nu, men så mycket mer omfattande. Här handlar det om miljardsmällar om man inte får allt att flyta, säger han.
När REMM startade var det mest fokus på att öka andelen digitala/resfria möten inom myndigheterna. Under resans gång har en rad andra positiva effekter identifierats.
Ökad effektivitet och jämställdhet
Myndigheter som ställt om har inte bara minskat sina koldioxidutsläpp rejält, med 20-25 procent per anställd. De har även sparat pengar, blivit effektivare, mer jämställda och fått en personal som mår bättre psykiskt.
Under den pågående coronapandemin ligger fokus på hur fungerande digitala mötesformer minskar myndigheter, företag och organisationers sårbarhet gentemot yttre hot.
Men hur går man då till väga om man saknar både teknik och kunskap?
Tiostegsmodellen ett utmärkt hjälpmedel
Ulf Pilerot kan inte rekommendera åtgärder till enskilda företag inom braschen. Där finns annars idag en stor kompetens. Han kan däremot hänvisa till den omfattande kunskapsbank som finns www.remm.se.
En bra utgångspunkt är att använda sig av projektets tiostegsmodell nedan.
Ulf Pilerot trycker på hur viktigt det är att göra rätt från början och att man arbetar systematiskt. Vilket framför allt innebär att projektet ska förankras från ledningen och nedåt i företaget så att alla verkligen är med på omställningsresan.
Varnar för att använda en IT-konsult
Den vanliga gången brukar enligt honom vara att man lägger ut arbetet med att ta fram en digital mötespolicy på en konsult. Det finns då risk för att den blir en pappersprodukt som alla ögnar igenom, men glömmer lika snabbt.
– Då missar man själva poängen. Det är själva processen som är avgörande för om man kommer att lyckas eller inte, säger Ulf Pilerot.
LÄS MER: Tackla coronakrisen utveckla säljkåren i mjuka värden
REMM:s tiostegsmodell för att utveckla digitala möten
Analysera utgångsläget
Gör en översiktlig spaning. Hur ser behovet ut hos er vad gäller samverkan internt och externt? Använd analysresultatet som ett underlag för satsningen på digitala möten. Många företag gör misstaget att köpa in utrustning, innan man ens har frågat sig vem som ska använda den?
Förankra satsningen och avsätt resurser
Det är avgörande att bolagets högsta ledning uttalar att satsningen är viktig och föregår med gott exempel. Lika viktigt är det att ledningen avsätter tillräckligt med resurser och tid för att arbetet med implementeringen ska lyckas.
Etablera en Arbetsgrupp
Tillsätt en arbetsgrupp bestående av nyckelpersoner från olika delar av företaget ledd av exempelvis HR. Undvik alltså att låta en IT-expert leda projektet. Risken är då stor att det blir slagsida åt teknikfrågor, på bekostnad av användarvänlighet.
Identifiera kommunikationsbehovet och intresset för digitala möten
Gör en mer ingående nulägesanalys för att få en uppfattning om befintlig teknik, företagets kommunikationsbehov och medarbetarnas inställning till digitala möten. Exempelvis genom en MRVU, en webbaserad mötes- och resvaneundersökning.
Använd analysen som underlag vid köp av utrustning och införandet av nya mötesrutiner.
Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst
Fokusera på funktion, snarare än på specifik utrustning. Utrustningen ska vara kompatibel med samverkansparternas. Snåla inte, tekniken måste fungera.
Kanske visar nulägesanalysen att det är mer fördelaktigt att abonnera på en webbaserad mötestjänst än att själv köpa in dyr konferensutrustning.
Etablera styrmedel och rutinerför resfria möten
För att digitala möten ska fungera i vardagen bör man etablera tydliga regler och rutiner. Gärna nedskrivna i en mötespolicy. Hur och när ska digitala möten användas? Hur ska support, bokning och service fungera?
Se till att det finns tillräckligt med utrustning tillgänglig på strategiska platser. Små enskilda pilotförsök är dömda att misslyckas.
Utse ansvariga
En nyckel för att få digitala möten att fungera professionellt är att det finns supportpersoner som ansvarar för att allt runtomkring flyter på. Krånglande teknik utan möjlighet till stöd och hjälp kan skrämma bort mötesdeltagare för lång tid framöver.
Informera och sälj in
När de digitala mötesformerna väl är på plats bör man utse inspiratörer eller superanvändare som finns tillgängliga och hjälper till implementera dem inom företaget.
Det är även bra att ordna prova-på-evenemang där medarbetarna kan testa hur det är att delta i videomöten, dela dokument eller chatta i webbmöten under avslappnade former.
Följ upp och synliggör
Gör en uppföljande MRVU. Det är ett bra sätt att få veta vad som har fungerat och vad som behöver förbättras. Man kan även räkna på vilka vinster och förluster som de digitala mötesformerna har genererat.
Trafikverkets Generaldirektör om Resfria möten i myndigheterna på Youtube
