Hur gör man för att undvika stela videomöten och skapa en dynamisk möteskultur online? Daniel Sköld på digitalreach.se, som är expert på digitala möten och virtuella samarbeten, förklarar vad du ska tänka på.
De digitala verktygen har funnits länge. Men fram till nyligen, då coronapandemin tvingade många människor att jobba hemifrån, var det få som använde sig av dem fullt ut.
Många lider av digital scenskräck
Det beror enligt Daniel Sköld på tre saker.
Tech-problem, folk har inte tagit sig tid att lära sig tekniken.
Digital scenskräck, enligt en amerikansk studie kände så många som 40 procent av alla anställda på stora företag obehag inför att tala under digitala möten.
Formatet är inte problemet
Fördomar om videomöten som stela och odynamiska: ”Det är aldrig någon som säger något. Man blir obekväm”.
Alltför många videomöten är förvisso stela och odynamiska, menar Daniel Sköld. Men det beror inte på formatet, utan på att dess möjligheter inte utnyttjas fullt ut.
– Oftast handlar det om otrygghet, säger han.
Bristande teknisk kompetens
Många oroar sig för hur de kommer att se ut på video, andra över att inte fixa de tekniska bitarna. Inför ett videomöte är det därför bra att du som mötesledare avsätter tid för trygghetsskapande övningar. Det är viktigt att från start få alla delaktiga.
Om man lyckas med det, så är en fördel med det digitala rummet att det öppnar upp för ett mer demokratiskt samtal.
Härskartekniker faller bort
De som brukar vara tysta i det fysiska mötesrummet tenderar att bli mer aktiva i det digitala och vice versa.
– Det är mycket härskartekniker som faller bort i det digitala rummet. Genom att hålla fler videomöten kan man därför skapa en teamkänsla och öka engagemanget hos samtliga medarbetare, säger Daniel Sköld.
Elva tips för att få till ett kreativt och dynamiskt videomöte
- Planera. När det gäller digitala möten är agendan extra viktig. Vilket beror på att digitala mötesdeltagare lätt tappar fokus. Var därför extra tydlig med vad som är syftet med mötet, hur mötet ska utformas och hur deltagarna ska involveras.
- Förberedande uppgifter. Engagera deltagarna innan mötet genom en förberedande uppgift. Det kan förslagsvis röra sig om att ge skriftlig feedback på ett delat dokument eller en brainstorm i en lämplig digital arbetsyta.
- Kom i god tid. Öppna mötesrummet 10-15 minuter innan utsatt tid och hjälp dem som inte får igång sin teknik. På så vis undviker du störningar när videomötet väl är igång.
- Värm upp. Din kanske viktigaste uppgift som mötesledare är att skapa ett tryggt mötesklimat. Därför är det viktig att lugna ner deltagarna och ge dem möjlighet att värma upp vid mötets början genom små presentationsövningar eller enklare diskussioner.
- Använd parallella kanaler för kommunikation. För att göra mötet mer dynamiskt bör du använda dig att flera av de kanaler som onlinemöten medger. Förutom att prata i en videokonferens, kan du låta deltagarna kommunicera via en chatt eller via ett gemensamt Google-dokument. Du kan även dela in deltagarna i mindre diskussionsgrupper genom så kallade breakout-sessions.
- Slå fast några regler. Om det rör sig om ett större möte, kandet vara bra att gemensamt slå fast några regler för mötet. Det kan exempelvis handla om att stänga av sin mikrofon när man inte pratar för att minska bruset, att inte avbryta någon annan och att att komma överens om hur ordet fördelas.
- Jobba med interaktiviteten. För att deltagarna inte ska tappa fokus bör man undvika evighetpresentationer och sega monologer. Mötet bör också innehålla interaktiva moment. Utforska därför digitala workshoptekniker såsom olika digitala arbetsytor och verktyg för brainstorma, design och omröstning.
- Ha en back-upp lösning. Om uppkopplingen fallerar kan du behöva vara snabbtänkt och behöva styra om mötet till ett nytt format. Ibland kan det dock räcka med att stänga av videon och köra bara med ljudet.
- Öva. Övning ger färdighet. Ju fler möten online du håller desto bättre förståelse får du för vad som funkar utifrån mötets syfte och deltagarnas behov. Samtidigt utökar du din digitala verktygslåda.
- Glöm inte pauserna. Man blir trött av digitala möten. Glöm inte pauserna, som bör vara minst tio minuter.
- Låt dig inte stressas av tystnad. Om du ställer en fråga; våga då låta det vara tyst för att ge någon chans att svara. Ett gott råd är att ha ett glas vatten stående. Ta en klunk och sätt ner glaset. Om ingen tar till orda, så kan du fortsätta att tala.
