Vi lyfter delar i processen som du måste ha koll på för att bli en vinnare på upphandlingar i offentliga sektorn. Att skaffa sig kompetens och ta dig tid att vara noggrann är några nyckelfaktorer.

Saleseffect ger dig konkreta tips för dig som vill vinna upphandlingar från offentlig sektor.

Offentlig sektor köper produkter och tjänster för runt 1000 miljarder kronor årligen. Den offentliga marknaden motsvarar cirka 25 procent av Sveriges BNP.

1. Marknadskartläggning

Ta dig tid att förstå vilka affärer du ska försöka vinna. Att ”springa” på allt är inte den smartaste vägen.

Välj ut områden som du verkligen vill vinna och lägg ditt fokus där.

Ett verktyg som kan hjälpa dig att få en översikt är DS Insikt som Dagens Samhälle driver. Här tar du första steget mot full insyn på den offentliga marknaden.

Vilka är de största leverantörerna på den offentliga marknaden? Var finns de största möjligheterna imorgon?

Frågor som experterna ställer sig är ofta:

Hur stora är inköpen i en viss bransch? Vilka köper och i vilka volymer? Av vilka leverantörer? Under vilka perioder? Exakt vad levererar konkurrenterna?
Vilka konkurrenter är aktiva hos vilka myndigheter och geografiska områden?
Vilka avtal finns idag och när sker nästa ramavtalsupphandlingar i en viss bransch?
Vilka krav ställs på leverantörerna i en bransch idag och vart är kraven på väg över tid?

2. Bevakning av upphandlingar

Ta hjälp av någon bevakningstjänst som håller dig uppdaterad på aktuella anbud. Exempel på elektroniska databaser där annonser publiceras och annonsbevakningstjänster erbjuds är:

E-avrop www.e-avrop.com
EU-supply www.eu-supply.com
Licitio www.licitio.se
Mercell www.mercell.se
Offentliga upphandlingar www.offentligaupphandlingar.se
Visma Opic www.opic.com
Kommers Annons www.kommersannons.se

3. Kommunikation och marknadsföring

Att vara känd hos sina tänkta kunder är en framgångsfaktor som gäller på alla områden även den offentliga marknaden.

Ett smart sätt är att jobba med retageting mot en viss kommun för att bygga upp din varumärkes kännedom över tiden.

På så sätt når du ut till en riktad grupp utan att investera enorma summor i rikstäckande varumärkeskampanjer.

4. Kunddialog

Så här skriver Upphandlingsmyndigheten om hur en upphandlare ska agera:

Du både får och bör prata med leverantörer, och alldeles särskilt inför en upphandling. Dialog är en utmärkt metod för att få bättre kännedom om det man ska upphandla, om dem som levererar varan/tjänsten och om förutsättningarna på den aktuella marknaden.

Det är en del av det förarbete som bör göras inför alla upphandlingar och utgör grunden för ett väl fungerande samarbete under avtalstiden. Dessutom minskar risken för missförstånd vilket ofta leder till fler kvalificerade och bättre anbud.

Det viktiga är att inte dela med sig till leverantörerna hur upphandlingen ska läggas upp, vilka krav du kommer att ställa och liknande. Genomför istället möten som undersökande intervjuer.

Glöm inte heller att dokumentera det du gör.

5. Anbudsskrivning

När du skriver ditt anbud måste du vara noggrann. I en offentlig upphandling är en noggrann genomgång av upphandlingskraven mycket viktig. Missa inga så kallade skall-krav.

Till skillnad från när du bearbetar privata kunder handlar det i upphandlingar inte om att visa att du kan göra annat också utan det gäller att möta kravställningen så exakt som möjligt.

Tveka inte att ta hjälp och låt några kollegor eller anbudskonsulter granska ditt material.

6. Överprövning

Det finns olika möjligheter för en leverantör att klaga på en upphandling. Skälet att klaga kan vara att leverantören anser att den upphandlande myndigheten eller enheten felaktigt har tilldelat ett kontrakt utan att genomföra en offentlig upphandling.

Det kan också bero på att den upphandlande myndigheten eller enheten genomfört upphandlingen på ett felaktigt sätt.

Reglerna för överprövning är i princip utformade på samma sätt enligt LOU, LUF, LUFS och LUK.

Överprövning kan ske i tre olika situationer:

Överprövning av en upphandling
Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling
Överprövning av ett avtals giltighet

7. Utbildning

Det viktigaste tipset är nog att utbildning i offentlig upphandling ger fördelar. Företag med kunskap om anbudsarbete ökar sina odds på att vinna upphandlingar från offentlig sektor enormt.

Studera själv eller ta hjälp av proffs, om det rör sig om avtal på många miljoner är några konsulttimmar väldigt lite i sammanhanget.