Tänk dig en säljare som kopplar in en AI-assistent för att sammanfatta kundmöten. Appen begär också tillgång till mejl, kalender och filer. Det är lätt att se nyttan med mötesanteckningarna, men svårare att överblicka vad behörigheterna innebär. I inkorgen finns kanske offerter, prisdiskussioner, kundernas planer och anteckningar om pågående förhandlingar. Åtkomsten kan dessutom finnas kvar långt efter att säljaren slutat använda verktyget.
”På nästan varje bolag vi kopplar upp hittar vi appar eller åtkomster som inte är godkända, eller rent av skadliga. Det handlar inte bara om verktyg som blivit kvar efter ett test. Många förstår inte heller hur mycket åtkomst de faktiskt har gett”, säger Henrik Almskoug.
Almskoug var med och grundade kommunikationsbyrån Ingager, som under hans tid växte till över 80 medarbetare. Han känner igen drivkraften bakom nya verktyg. I dag förväntas medarbetare följa med i den tekniska utvecklingen, ta till sig nya verktyg och hela tiden hitta sätt att arbeta mer effektivt.
”En säljare som hittar ett verktyg som sparar tid försöker göra sitt jobb bättre. Men om verktyget får läsa hela inkorgen påverkar beslutet fler än den enskilda säljaren. Där finns information om kunder och affärer som företaget ansvarar för”, säger han.
AI-tjänster som används utanför företagets godkända rutiner brukar kallas Shadow AI. Ibland matas kundinformation in i en fristående tjänst. I andra fall kopplas en app till ett arbetskonto och får behörigheter där. I en global undersökning från Microsoft och LinkedIn 2024 uppgav 78 procent av dem som använde AI i arbetet att de tog med egna AI-verktyg till jobbet.
För en försäljningschef handlar överblick därför om mer än en lista över programvaror. Det gäller att veta vilka appar som kan nå teamets mejl och filer, vem som har godkänt dem och om åtkomsten fortfarande behövs. Sentaro arbetar med att kartlägga anslutna appar och deras behörigheter.
Almskoug menar att utbildning är viktig, men att den inte alltid räcker i stunden när en säljare ska prova ett nytt arbetssätt.
”Medarbetaren ska inte vara företagets sista skydd. Ge säljarna tydliga regler för vilka verktyg och kunduppgifter de får använda, och hjälp dem att förstå vilka behörigheter de godkänner”, säger han.
Tre råd till försäljningschefer
- Kartlägg åtkomsten. Se vilka appar som kan läsa mejl, kalender och filer.
- Sätt tydliga gränser. Bestäm vilka AI-verktyg och kunduppgifter teamet får använda.
- Följ upp. Granska nya kopplingar och ta bort åtkomst som inte längre behövs.
