Hur ett möte genomförs och vad mötesdeltagarna prioriterar har förändrats i snabb takt den här våren. I en ny gästkrönika bjuder Fredrik Bauer från Mötesutveckling.se på frågor och svar för vad som krävs för lyckade möten till hösten.

Under lång tid har det pratats om hur digitaliseringen kan möjliggöra fler resfria möten och vi har sett både lyckade och mindre lyckade försök. Nu har utvecklingen vänt på allvar och under våren har vi upplevt en fullkomlig explosion av nya arbetssätt. Det som tidigare var okänt för många är nu något självklart i arbetsvardagen. Efter att ha tvingats testa nya sätt att mötas och kommit igenom de värsta problemen verkar allt fler se fördelar med digitala möten som ofta är både kortare och mer välstrukturerade.

Mötesindustri under utveckling

Digitaliseringen har transformerat bransch efter bransch och turen har nu kommit till mötesindustrin. På ett par månader har vi sett en förändring som annars hade tagit flera år. Nya affärsmodeller utvecklas och det som kommer att ses som det normala om några månader är inte detsamma som det som var normalt innan Coronakrisen. Mötesbranschen förändras just nu i grunden och efterfrågan kommer att se annorlunda ut. Förutom att allt fler nu har vant sig vid nya arbetssätt är vi också på väg mot en kraftig global lågkonjunktur vilket påverkar mötesindustrins framtid stort.

Zoom Fatigue

Trots detta tror jag verkligen inte att det fysiska mötet på något sätt är dött. Det finns nackdelar med allt och ett av många nya begrepp som har myntats under Coronakrisen – Zoom Fatigue – säger rätt mycket. National Geographic och BBC är några av dem som har belyst problematiken med att tyda kroppsspråk och att vi blir uttröttade av mellanmänskliga kontakter via skärm.

Nu lättas restriktionerna i land efter land och ingen vet riktigt hur framtiden ser ut. Själv är jag säker på att efterfrågan inom mötesbranschen kommer att se annorlunda ut jämfört mot innan Coronakrisens utbrott. Till att börja med kanske vi kan uppleva en motreaktion mot alla digitala möten genom att många vill ses fysiskt så snart vi får, men efter det tror jag att många kommer att bli bättre på att ta vara på det bästa av båda världar. För att lyckas tror jag att det finns främst tre aspekter att hänsyn till redan nu.

Digitalt möte = Självklart alternativ

Innan Coronakrisen var det fysiska mötet norm. För de flesta var det självklart att ses i samma fysiska rum. Just nu är det istället självklart för de flesta att ses digitalt. Vi behöver fysiska möten och när restriktionerna lättar kommer det fysiska mötet återigen bli viktig, men kanske inte lika självklart. Frågan om var ett möte ska äga rum har fått en ny innebörd och ett distansmöte blir ett självklart alternativ att ta ställning till. Hur påverkar det dig och din verksamhet?

Fler hybridmöten

En blandning av ett fysiskt och ett digitalt möte med några deltagare på samma fysiska plats och andra på distans kallas ofta för hybridmöten. Under våren har vi vant oss vid att stanna hemma vid minsta förkylning och även om restriktionerna lättar kommer oron fortsatt att vara stor för en s.k. andra våg av smitta och behovet av att kunna delta på möten på distans blir troligen mycket större än innan Coronakrisen. Hur möter ni det behovet och hur förändrar det efterfrågan på era tjänster?

Nya roller på mötet

Att leda ett digitalt möte ställer nya krav på både mötesledare och deltagare. Förutom det rent tekniska blir det också mer att hålla reda på genom chatt och andra verktyg för interaktion. Mötesledaren har svårt att behålla kontrollen på allt och på samma sätt som det tidigare var självklart med en sekreterare för mötet behövs det för större möten nu även en chattansvarig eller interaktiv redaktör. Digitala möten kräver också en mötesledare som har förmågan att hantera tekniken och engagera deltagarna på rätt sätt. Hur hjälper ni era kunder att lyckas med det?

Oviss framtid

Ingen vet hur framtiden kommer att bli. Vi vet inte ens hur förutsättningarna för att mötas ser ut nu till hösten. Den som lyckas med sina framtida möten tror jag är den som tänker på flexibilitet, hybridlösningar och vem som leder mötet.

Av Fredrik Bauer,

mötesledare, vd och grundare av Mötesutveckling.se

Zoom Fatigue kan du bl.a. läsa om på https://www.nationalgeographic.com/science/2020/04/coronavirus-zoom-fatigue-is-taxing-the-brain-here-is-why-that-happens/