E-signering eller elektronisk signatur av affärsavtal är inte bara kostnadseffektivt och tidsbesparande, utan ger även säkrare rutiner. Genom att digitalisera avtalshanteringen minskar ni hanteringen av papper och postgång, vilket sparar tid och pengar. Dessutom förkortar ni säljcykeln och underlättar för era kunder att gå från ord till handling.
Hur fungerar e-signering?
En e-signatur är elektronisk signatur av avtal online. Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i större delen av världen, bland annat i 30 europeiska länder – och i USA. Man fastställer värdet av en elektronisk signatur utifrån tre aspekter:
1. Går det att bevisa vem som utförde den?
2. Är det möjligt att fastställa personens identitet?
3. Kan man vara säker på att datan är oförändrad efter signeringen?
Europeiska Unionens förordning styr
För att ett digitalt affärsavtal ska vara juridiskt bindande i Sverige och på EU:s inre marknad, ska det följa de standarder och den praxis för elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner som anges i Europeiska Unionens eIDAS-förordning (Electronic Identification, Authentication and trust Services).
Olika nivåer av e-signaturer
Det finns olika nivåer för e-signering enligt eIDAS: enkel elektronisk underskrift, avancerad elektronisk underskrift och kvalificerad elektronisk underskrift.
LISTA: 18 system för e-signering
Det finns många som erbjuder system för e-signering på marknaden. Här har vi listat några!
1. Adobe Acrobat Sign
Acrobat Sign är helt integrerat i programmen i Microsoft 365 så att teamen inte behöver byta mellan olika skärmar utan kan få mer gjort i sitt arbetsflöde. Skapa, redigera, samarbeta, begär underskrifter och följ upp – allt inifrån Microsoft Word, Teams, Outlook och andra program teamen använder dagligen.
2. Assently
Assently är en ledande SaaS-leverantör inom digitala signaturer och elektronisk identifiering. Företaget är certifierat enligt ISO 27001, en internationell standard för informationssäkerhet. Lösningen går att integrera med andra system, såsom CRM. Kunder kan anpassa Assently e-sign efter sitt behov och exempelvis publicera ifyllbara avtalsmallar i PDF-format direkt på sin webbplats för enkel åtkomst. Assently e-sign gör det möjligt att skicka avtal till flera parter samtidigt. Den responsiva designen gör det möjligt att använda digitala signaturer på vilken enhet som helst, när som helst.
3. Csign
CSign är en global processplattform som digitaliserar och automatiserar alla delar av B2B-affären, med bland annat färdiga moduler för digital avtalssignering med kontroll av firmatecknare, digitala fullmakter och betalning. Alla processer är individuella och formas efter kundens avtalssflöde, men samlas och nås från CSigns gränssnitt. CSign erbjuder även fristående tjänster och paketerade processer som ni kan integrera med ett begränsat antal tredjepartssystem. Kunderna får exakt de funktioner och regelverk som de behöver för att spara tid, kapa kostnader och effektivisera sina B2B-flöden genom CSigns processdesigner.
4. Dropbox sign
Har du redan Dropbox? Då kan du logga in och få tillgång till obegränsad självsignering och tre signaturförfrågningar per månad. Dropbox Sign effektiviserar dina arbetsflöden genom att hjälpa dig förbereda, skicka, underteckna och spåra avtal med juridiskt bindande e-signaturer. Dropbox sign är integrerat med bland annat Dropbox, Google, Salesforce, HubSpot, SharePoint vilket innebär att du slipper hoppa mellan olika appar. Du får dina dokument undertecknade på några sekunder med förbyggda mallar och att signera dokument går snabbare än någonsin. Skicka och signera utan begränsningar.
5. GetAccept
GetAccept hjälper organisationer att digitalisera hela avtals- och dokumentprocessen. Företaget erbjuder en rad olika metoder för att identifiera och signera dokument med BankID, SMS, Linkedin eller med en digitalt handskriven signatur. Användare får tillgång till smarta insikter om mottagarnas beteende, inbyggd avtalshantering och mycket mer. Systemet är tillgängligt online oavsett var du befinner dig och erbjuder smarta mallar och det går att redigera dokument i realtid under hela processen. GetAccept kombinerar även video och livechatt för att garantera den personliga och mänskliga relationen i en digital värld.
6. Hogia
Hogia Signit är en molnbaserad signeringstjänst som gör det möjligt att när som helst ladda upp ett valfritt dokument och få det signerat av rätt motpart vid rätt tid: snabbt, smidigt och kostnadseffektivt. Hogias lösning används som en enskild signeringslösning eller som en del i en helhetslösning. Då integrerar man den med kundens arbetsprocesser, affärs- och HR-system. Hogia Signit stödjer flera olika sätt att signera på, både enklare och mer avancerade med hjälp av säkra identifieringslösningar. Systemet kan bland annat användas vid signering av offerter, sekretessavtal, anställningsavtal, serviceavtal, årsredovisningar och protokoll.
7. Invono
Invono One är en bred digital plattform för bolagsstyrning där e-signering kan åberopas från ett flertal moduler för exempelvis digitala möten, protokoll, ägaradministration och dokumentlagring eller avtalssystem. Det finns inga begränsningar avseende vem som kan signera ett dokument och resultatet är säkra elektroniska underskrifter och tillförlitligt bevismaterial som uppfyller eIDAS och annan relevant lagstiftning. Signerade dokument lagras automatiskt i dokumentmodulen i Invono One, som utöver e-signeringen innehåller många smarta funktioner som hjälper bolaget att samla och få kontroll över bolagsformalia, avtal och andra handlingar.
8. Oneflow
Oneflow erbjuder en till 100 procent digital plattform för e-avtal; den nya generationens e-signeringsverktyg, som gör det möjligt att på ett säkert sätt hantera hela avtalsprocessen på ett ställe. Oneflows användare sträcker sig från småföretag till enterprisebolag som alla upplever högre hit-rate, kortare säljcykel och ökad produktivitet. Oneflow automatiserar hela avtalsprocessen från A till Ö. Från att skapa professionella avtal med hjälp av användarvänliga mallar, till att anpassa API:et för att ansluta de nuvarande applikationerna. Oneflows lösning gör det möjligt att göra förändringar i realtid i redan utskickade dokument, vilket ger en snabbare och säkrare process.
9. PandaDoc
PandaDoc erbjuder en enkel och sofistikerad helhetslösning som låter dina dynamiska team snabbt skapa, redigera och signera dokument. Systemet innehåller e-signaturer, mallar, anpassade fält, arbetsflöden för godkännande och mycket mer. Med PandaDoc kan du skapa imponerande dokument på några minuter och få dem signerade på ett ögonblick.
10. Penneo
Grundade i ett källarrum i Köpenhamn nu listade på Nasdaq First North. 2014 lanserades Penneo och har utvecklats snabbt från en digital signaturplattform till ett ekosystem av automationslösningar som hjälper företag som är verksamma i AML-reglerade industrier att optimera dokumenttransaktioner och möta efterlevnadskrav enkelt och effektivt.
11. Resly
Resly hjälper företag med övergången från signering med papper och penna via brev till digitala dokumentsignering via BankID. Deras molntjänst är enkel, snabb och finns alltid tillgänglig. Digital dokumentsignering sparar både tid, pengar samt gör det enklare att få kunder att signera dokument.
12. Scrive
Företag i över 40 länder använder någon av Scrives e-signerings- och eID-lösningar för att signera, verifiera och hantera dokument. Scrives verktygslåda är flexibel – från fullständig integration till systemoberoende lösningar för automatiserad elektronisk signatur. Alla signerade dokument förseglas med en digital signatur via blockchain-teknik. 2019 blev Scrive utsett till “B2B Sales Tool of the Year” på Pro Sales “Sales Award” för sin innovationsförmåga och sina lösningar för att förenkla och automatisera komplexa avtalsprocesser.
13. Simplesign
SimpleSign är en funktionsrik plattform inom e-signering och avtalshantering, där användarvänlighet ligger i fokus. SimpeSign går att integrera med era befintliga CRM, HCM och rekryteringssystem och bidrar till att förenkla arbetsflödena genom att hantera hela avtalscykeln från strukturerade mallar och bevaka viktiga datum för arkiverade dokument. SimpleSign erbjuder ett flertal färdigbyggda integrationer för att undvika att behöva mata in data två gånger. Tack vare inbyggda smarta säljfunktioner så som olika priskalkyler, kan säljavdelningar snabbare få ut korrekta offerter och spara in dyrbar säljtid.
14. SSH Deltagon Suite
SSH Deltagon Suite är ett finskt informationssäkerhetsföretag med mer än 25 års erfarenhet. De erbjuder fullt supporterad kommersiell programvara som enkelt integreras med din IT-arkitektur och anpassas till ditt varumärke. Programvaran fungerar med alla e-postleverantörer så som Microsoft, Google, on-prem installationer eller SaaS. Säker leverans av dokument som ska signeras med autentiseringsalternativ och robust kryptering, mycket konfigurerbar e-signeringslösning som stödjer olika signaturprocesser genom API:er eller webbgränssnitt och smidig hantering av slutanvändarkonton för undertecknare.
15. Verified
Verified erbjuder en komplett produktportfölj inom digital signering & identifiering. Snabbare avslut och fler affärer är kanske det starkaste argumentet för att använda Verifieds e-signeringslösning. 80 procent av avtalen är signerade inom en timme. Dessutom kan säljarna följa sina avtal i realtid. Verified erbjuder även smarta formulär. Med Verified REST-API finns möjlighet att få all funktionalitet integrerad direkt i befintliga system, exempelvis CRM-system och en tredje parts lösningar, vilket effektiviserar försäljningen.
16. Visma Sign
Används av 40 000 organisationer och har idag 15 000 signaturer dagligen. Visma Sign är en del i Visma, en IT-koncern som levererar programvara, outsourcingtjänster, inköpslösningar, betalningstjänster, butiksdatalösningar samt IT-relaterad utvecklings- och konsultverksamhet.
17. Zigned
Svenska Zigned AB grundades hösten 2020 i Uppsala och Stockholm. Bolaget erbjuder tjänster inom e-signering primärt riktade mot små- och medelstora företag samtidigt som plattformen är robust nog att hantera enterprise-kunder. Fokus har sedan starten varit att erbjuda den mest tillgängliga plattformen på marknaden med en affärsmodell som gör det möjligt för alla att bli digitala
18. ZealiD
Zealids uppdrag är att förse varje onlineanvändare med en juridiskt erkänd identitet och elektronisk underskrift. Ett mycket personligt uttryck för en användares vilja och identitet vid signering av dokument, registrering och autentisering. Tillgänglig via ZealiD-appen och ger användarna ett nytt bästa digitala tillstånd i klassen: utför de viktigaste och känsligaste interaktionerna online med ZealiD-appen med hjälp av Touch eller FaceID.
Läs mer om fördelarna med digital avtalshantering här.
