Svenskar ligger i topp i internationella rankningar över engelska som andraspråk. Trots det så blir det ibland fel när svenskar ska kommunicera på engelska, framför allt i professionella sammanhang. Experterna tipsar om hur du förbättrar din skriftliga kommunikation på engelska.

Maja Svensson och Dave Odegard är experter på det engelska språket. Tillsammans driver de Svengard & Co. där de hjälper svenska företag att kommunicera bättre på engelska. Maja menar att även om många svenskar är väldigt duktiga på engelska, så blir det ändå fel ibland. Även om många kan göra sig förstådda på engelska så finns det en vinst med att kunna kommunicera mer professionellt med kunder eller kollegor i den engelskspråkiga världen.

– Sverige ligger ofta i topp i internationella rankningar över engelska som andraspråk. Problemet med att tala ett språk flytande är att det är väldigt lätt att missa nyanser, speciellt när man ska skriva professionellt, säger Maja.

Maja menar även att en kulturell skillnad är att i Sverige talar vi ganska neutralt oavsett vem vi tilltalar och vi använder inte så mycket känslor. I den engelskspråkiga världen anpassas kommunikationen utifrån vem som tilltalas eller vilken situation det handlar om.

– Svenskar använder ofta samma hälsning oavsett vem vi pratar med och oavsett om budskapet är positivt eller negativt. Vi kommer ofta till poängen snabbare i mejl, vilket kan göra att vi kan verka kalla och arroganta, säger Maja.

För att kommunicera trevligare menar Dave att man kan fråga hur mottagaren mår eller hur helgen varit, på ett sätt som är trevligt utan att bli för personligt. Dave rekommenderar även att variera hälsningsfrasen utifrån vem man mejlar. Använd ”Hello” i första mejlet, men övergå sedan till ”Hi”. Detsamma gäller för ”Dear”, som är en väldigt formell fras och som han säger kan användas första gången men inte upprepade gånger. Dave rekommenderar även att visa respekt i mejl genom att först beskriva ärendet eller frågan och sedan berätta om kontexten eller visa förståelse för att mottagaren har mycket att göra. På så sätt kan mottagaren snabbt avgöra om de har möjlighet att svara eller agera nu. Enligt Dave så finns det tre tydliga förbättringsområden för svenskar som vill kommunicera bättre skriftligt på engelska.

– Den första utmaningen är prepositioner. Det finns betydligt fler prepositioner i engelskan vilket gör att många svenskar väljer fel. Den andra utmaningen är strukturen och grammatiken, som skiljer sig åt. Den tredje handlar om hur man formaterar titlar och rubriker, det skiljer sig en del mellan svenskan och engelskan, och även mellan brittisk och amerikansk engelska, berättar Dave.

Tre exempel – så förbättrar du dina engelskspråkiga mejl

Det är vanligt att svensktalande mixar formella hälsnings- och avslutningsfraser med informellt innehåll och att de används till en mottagare de redan varit i kontakt med. Till exempel:

Dear [Name 1],
That sounds perfect. Talk again soon.
Sincerely yours,
[Name 2]

Kommentar: Det kan låta stelt, opersonligt och konstigt för mottagaren. Dear och Sincerely yours används främst i formella sammanhang där man tidigare inte varit i kontakt med den man skickar mejl till.

Skriv istället:

Hi [Name 1],
That sounds perfect. Talk again soon.
All the best,
[Name 2]

Svensktalande kan ibland låta mer beordrande än vad som kanske är tanken i ett engelskt mejl. Oftast för att man skippar artighetsfraser och går rakt på sak. Till exempel:

Hi [Name 1],

Please send the project file.
[Name 2]

Kommentar: För att undvika att låta kall är ett enkelt knep att börja använda enklare artighetsfraser (även om det kan kännas tillgjort) som en del av början på ett mejl.

Skriv istället:

Hi [Name 1],
Hope you had a good weekend.
Can you please send the project file?
Thanks,
[Name 2]

Något som kan underlätta när man skriver längre mejl är att skriva sin förfrågan först för att det ska vara enkelt för mottagaren att snabbt förstå vad det handlar om. Har man många mejl att gå igenom kan det vara tungt att inte förrän på sista raden förstå vad en förfrågan rör sig om. Till exempel:

Hi [Name 1],

We’re putting together a breakdown of all sales data for q4. The plan is to compare it to the marketing plan and see if there’s any overlap. Then we might be able to have some new insights on lead generation. But our department doesn’t have access to the branding team’s metric tracking dashboard. Can you pull reports for October, November, and December and share them?

Thanks,
[Name 2]

Skriv istället:

Hi [Name 1],
Can you pull the Branding metrics reports for October, November, and December and share them?

Thanks,
[Name 2]

Av: Lovisa Wallin