Möten som slösar tid är en vardagsplåga på alltför många arbetsplatser och är lika onödigt varje gång. Ineffektivitet, otydliga mål eller odefinierade roller är vanliga missar som drar ut på tiden. Alla vill åt sådant som höjer effektiviteten och affärstakten istället för att stå i vägen för det. Därför är det viktigt som företag att känna till etablerade former och metoder för att få in energi och tempo i mötesrummen. Då kan du hela tiden välja rätt ramverk för varje syfte.
Format som växlar upp farten
Standupmetoden för att göra möten korta och rakt på sak. Alla får svara på tre frågor: vad som blev gjort, vad som ska göras härnäst och vilka hinder som stoppar framåtdriften. Tio till femton minuter brukar räcka för att hålla sig till huvudplanen och styra upp snabb hjälp där det behövs som mest.
Town hall är ett format som passar för större forum för att ta upp riktning, beslut och frågor till ledningen. Trettio eller sextio minuter är en bra längdgräns att sätta i förväg. Inledningen ska bestå av skarpa budskap och därefter en frågestund där frågor samlas in innan mötet och i realtid för bredd. Resultatet blir delad förståelse i gruppen och färre spekulationer.
1:1 är en fokuserad dialog mellan chef och medarbetare som bör röra framsteg, utmaningar, mål och åtaganden. Det bör sedan finnas en uppföljning som stöttar fortsatt utveckling.
Brainstorming är en mötesform som kräver tydliga ramar. Sätt problemformuleringen och avgränsa tiden här också. Det går till exempel att dela upp mötet i en tyst idéfas, en insamling av idéer och prioritering av det som dyker upp. Visuella verktyg håller fokus och hjälper till att fånga allt på ett ställe.
Retrospektivmöten hålls efter ett projekt eller en sprint. Då tar teamet en timme för att lyfta det som fungerade, det som störde och vad som ska provas härnäst. Mallen bör peka bort från skuld och endast mot lärande. Förbättringar sätts i system.
Format som driver affärsresultat
Beslutsmöten syftar till att landa i en slutsats eller överenskommelse. Det ska vara få personer i rummet, en tydlig fråga på bordet och ett beslut i slutet. Förarbete görs i form av pre-read, med tydligt beslutsramverk och tid för risker och alternativ. Mötets kärna är att presentera läget, väga konsekvenser, fatta beslut och dela ut ansvar och deadlines.
Arbetsmöten är problemlösningspass. En ansvarig bryter ner uppgiften, delar ut roller och samlar slutsatser i slutet. Det passar till exempel för processförbättring och förberedelser inför kundmöten. Rätt förväntningar och tydliga nästa steg gör arbetet mätbart.
Offsite används när strategi ska översättas till beteenden, gärna med ett miljöombyte. Till exempel att bjuda in till konferens eller kickoff på Villa Sandudden är hjälpsamt för att nå fram till nästa ruta. Koncentrationen behöver samlas på ett par väldesignade pass, som även kombineras med genomtänkta aktiviteter. En fin och trygg plats med sammanhållen logistik gör att gruppen tänker större och uppnår arbetsro.
Kundvärdesworkshop är när sälj, leverans och support samlas kring en tydlig kundresa. Kartlägg friktion, föreslå förbättringssätt och prioritera initiativ. Resultatet blir skärpta argument och högre träffsäkerhet i erbjudanden. Strukturen liknar ett arbetsmöte men med fokus på effekter.
Så väljer du rätt format
- Behövs ett beslut? Boka in ett beslutsmöte med minsta möjliga antal personer.
- Saknas en gemensam bild av något? Ta town hall med alla berörda eller ett arbetsmöte.
- Saknas idéer? Kör en brainstormingsession med ett tydligt upplägg och tidsram.
- Behövs avstämningar? Inför ett dagligt eller veckovis stand-up-möte.
- Behövs lärdomar av utfall? Ordna ett retrospektivt möte med fokus på beteenden.
Möten är ett verktyg, inte en vana. Används de rätt blir besluten snabbare och tydligare.
