- träffas,
- umgås textbaserat (via mejl och sociala medier), och
- höras via telefon.
Beroende på vilket av dessa kanaler vi väljer påverkas relationen på olika sätt. Störst risk för missförstånd finns då vi skriver till varandra. Orsaken är att vi inte kan uttrycka oss lika bra via text som när vi ser och hör varandra.
I digitala medier kan vi inte använda oss av ickeverbal kommunikation och våra sinnen lika mycket för att läsa av situationen. Därför är det bra att vara lite försiktig med att exempelvis ta upp känsliga teman via just mejl.
Oavsett om du redan håller kundmöten på distans eller om du precis har börjat, behöver du vara medveten om vilket intryck du ger. Angela Ahola är doktor i psykologi och expert på förtroende och intryck. Hon delar med sig av vad du behöver vara medveten om i ditt digitala möte för att skapa ett gott första intryck.
Värme och kompetens två viktiga egenskaper
Ska du ha ett möte med en person, oavsett kanal, kommer första sekunderna ägnas åt att bedöma dig som person. Angela nämner två typer av egenskaper som extra viktiga: värme och pålitlighet samt kompetens och förmåga.
– Det första är intentionen: välvillig eller illvillig, vän eller fiende? säger Angela. Det andra handlar om vad du har för förmåga att fullfölja dina illvilliga eller välvilliga intentioner.
Ytterligare en avgörande framgångsfaktor är huruvida man lyckas skapa en samhörighet med motparten.
– Hur lika är vi? Har vi någonting gemensamt? nämner Angela som exempel på frågor som människor undermedvetet söker svar på när de träffar en ny person.
Tillgänglig information är det som skapar grund för bedömningen
Tyvärr räcker det inte att man själv tycker att man är en empatisk och kompetent person. Det krävs också att man lyckas förmedla det till omvärlden.
– En av våra viktigaste framgångsprinciper är att veta ”vad är det jag förmedlar?” och samtidigt bli duktig på att läsa av de människor som vi träffar, menar Angela. Att lära oss identifiera deras personlighet, behov och rädslor.
Samtidigt kommer de personer som du möter att utgå från den information som finns tillgänglig när de vill skapa en uppfattning om hur du är som person, oaktat hur knapphändig den informationen är. Det innebär till exempel att om du skickar ett mejl kommer mottagaren att tolka in egenskaper utifrån hur du har kommunicerat.
– De kommer dra sina slutsatser utifrån vilket halmstrå som nu finns tillhands. Finns det bara ett mejl, då är det mejlet ”jag”, menar Angela.
Var närvarande och ha rätt inställning
Under ett telefonsamtal eller videokonferens är det lätt hänt att man tänker att man kan passa på att svara på ett mejl eller göra någonting annat samtidigt. Detta är någonting som man bör undvika.
– Det gäller att vara här och nu, att inte sitta och fibbla på mobilen, poängterar Angela. De andra kommer att märka om vi är här och nu. Visa intresse, ställ några frågor, så att den andra verkligen känner att vi är där.
Att ha rätt inställning när du ringer eller kopplar upp dig till ett möte är också en viktig nyckelfaktor.
– En bra sak som handlar om mentalitet är att man startar varje konversation med att tänka ”jag kommer att gilla den här personen”, berättar Angela. Vi blir lätt upptagna med att fundera över vad andra tycker och tänker om oss, men ibland kan det vara nyttigt att skifta fokus till att fundera på: hur kan jag bygga en samhörighet?
Samhörighet och tillit bygger bättre samarbete
Det finns stora fördelar med att lyckas skapa ett gott intryck och en känsla av samhörighet redan i början av en affärsrelation eller ett möte. Både samarbetet och viljan att hjälpa den andre ökar samtidigt som även risken minskar för friktion och konflikter.
– När vi upplever att vi har något gemensamt uppstår känslan av ett ”vi” istället för ”du och jag”, eller ”vi och dem”. När vi-känslan är etablerad kommer vi att kunna samarbeta på ett helt annat plan än om vi inte har kommit dit, säger Angela. Därför är det viktigt att ta sig lite tid om man inte redan känner varandra, och faktiskt även om man också känner varandra.
Fem tips för dig som kommunicerar digitalt
- Artighetsfraser. Kom ihåg artighetsfraserna och öka dem gärna. Se till att ni även kommunicerar om sådant som inte är strikt jobbmässigt. Ett ”Hur är läget?” kan göra stor skillnad.
- Positiva ord. Använd positiva ord och ett positivt vokabulär om möjligt.
- Emojis. Använd emojis om möjligt – de kan vara riktigt effektiva i att förmedla en känsla och fungerar faktiskt som en sorts substitut för ickeverbal kommunikation.
- Spegla. Försök att spegla mottagarens kommunikation. Skriver eller pratar hen i korta eller långa meningar till exempel? Försök hitta ett liknande sätt att uttrycka dig på.
- Videokonferens. Här kommer leenden, ögonkontakt och att vara förberedd så att du har flyt i pratat visat sig göra öka möjligheterna för ett gott intryck. Oavsett det är en helt ny relation eller en befintlig.
Läs mer: 7 tips för ett digitalt möte
