Charlotte Fogel är ledarutvecklare och coach, samt utbildar i svåra samtal och konflikthantering.
Hon menar att det finns en hel del att göra som ledare för att skapa ett öppet klimat. Vinsten är ett mer effektivt och välmående team.
Förbered gruppen för konflikter och svåra samtal genom gemensam diskussion
För att skapa ett klimat där medarbetarna känner sig bekväma med att ta upp problem eller att diskutera konflikter behöver man ha några pusselbitar på plats.
En är att gemensamt i gruppen komma överens om hur konflikter och svåra samtal ska hanteras.
Konflikter kan skapa stor ineffektivitet
– Arbetsplatser har ju planer för allt möjligt, men det är få arbetsplatser som har en konflikthanteringsplan, säger Charlotte och fortsätter:
– Trots att konflikter är väldigt naturligt och vanligt, och att konflikter kan skapa stor ineffektivitet.
Charlotte fortsätter med att poängtera vikten av att prata kring konflikter:
– Att man någonstans har pratat om: ”Såhär gör vi när det uppstår en konflikt”. Det finns bra konflikthanteringsmodeller man kan använda som underlag och stöd när man kommunicerar. Dessutom behöver ledaren vara en förebild och visa vägen för hur konflikter ska hanteras, säger Charlotte och fortsätter:
– Om du är öppen som ledare och tar upp problem när de uppstår utan att det är någonting mer med det, signalerar du det till dina medarbetare också.
Skapa ett öppet klimat
Samtidigt är det viktigt att använda gemensamma möten till att bygga relationer i arbetsgruppen.
Charlotte lyfter fram möjligheten att löpande under möten ta upp hur man upplever samtalsklimatet och kommunikationen, samt om det finns några problem, som ett sätt att skapa ett mer öppet klimat.
Individuell inställning påverkar förhållningssättet till konflikter
Hur ska man då definiera en konflikt? Charlotte skiljer på oenigheter och konflikter.
En oenighet kan handla om att man har olika uppfattning i sak, medan en konflikt påverkar samarbetet och resultatet samt leder till negativa känslor.
Samtidigt kan också olika inställning till konflikter påverka hur lätt olika personer går in i konflikter.
Konfliktsyn och harmonisyn
På ena sidan av ytterligheten finns det som kallas för konfliktsyn, där man ser konflikter som naturligt och självklart samt ofrånkomligt.
På andra sidan finns harmonisyn där konflikter ses som någonting som till varje pris behöver undvikas.
Konfliktsynen leder ofta till ökad harmoni
Charlotte menar att ytterligheterna leder till motsatt effekt långsiktigt:
– Harmonisynen leder ofta till allvarligare konflikter på sikt eftersom man inte riktigt tar tag i problemen i tid, eller sopar dem under mattan, säger Charlotte och fortsätter:
Konfliktsynen leder ofta till ökad harmoni där man tar hand om konflikter när de uppkommer.
Finns några rädslor?
För att gå vidare med arbetsgruppens utveckling i konflikthantering kan det därför vara bra att fråga sig hur man själv känner inför konflikter samt om det finns några rädslor.
Charlottes tips är att var och en får fundera självständigt kring dessa frågor och sedan diskutera det i mindre grupper.
– Jag tror det är jättebra att var och en först får fundera lite på ”Hur känner jag inför konflikter och problem”,”Vad är det som är jobbigt för mig?” och ”Vad hjälper mig att lösa konflikter?”
Utropstecken och frågetecken – två verktyg för kommunikation
Som ledare är det viktigt att balansera både tydlighet kring vad man observerar och ett utforskande förhållningssätt.
Charlotte nämner två kommunikationssätt som hon benämner som utropstecken och frågetecken:
”Det är inte alltid man måste vara coachande”
– Utropstecken handlar om att du behöver vara tydlig, klar, koncis, och uttrycka vad du tänker, tycker, ser och hör. Frågetecknet handlar om att vara inlyssnande, coachande, frågande, utforskande. Du behöver båda.
– Det är inte alltid man måste vara coachande, säger Charlotte. Ibland behöver du utropstecknet – för feedback handlar om att vara tydlig. Sedan kanske jag kan vara utforskande när jag pratar med dig sedan: ”Vad beror det här på?”, ”Vad tänker du om det här?”
Var tydlig med intentionen
Hur gör man då för att skapa så bra förutsättningar som möjligt inför svåra samtal som skulle kunna leda till en potentiell konflikt?
Först och främst är det viktigt att klargöra syftet för sig själv. Syftet bör även tydliggöras i inledningen av samtalet, menar Charlotte.
– När jag ska ta upp ett problem eller ge feedback är det jätteviktigt att fundera på: vad är det goda syftet? Vad har du att vinna på det jag ska säga till dig?
Charlotte fortsätter:
– Oftast är det ju så att du agerar på ett sätt som gör att du inte uppfyller dina mål, att det finns ett hinder för det. Det hindret måste vi ta bort. Det finns ju en jättegod intention: det är för din prestation, säger Charlotte.
Charlotte avslutar med att poängtera vikten av att ta upp problem i tid:
– Tiden påverkar mycket. Om ett problem får ligga och gro, så tenderar det att byggas på med negativa känslor. Det är få problem som tas upp för tidigt, brukar jag säga.
Läs mer: Magnus: Digital mötesstruktur är nyckeln till en flexibel säljorganisation
